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テンプレートの活用術
今回、ご紹介するのはワード2010のテンプレートの活用方法です。

テンプレートとは、文書のひな形の事です。テンプレートは文書の大枠ができていますので、後は細かい編集をするだけで文書が完成します。良く使う文書はテンプレートを作って置くと、使い回しが出来て便利です。

最初に、自分で作成した文書をテンプレートとして保存する方法をご説明します。例題として、横書きの便箋をテンプレートとして保存してみましょう。ワードで便箋を作る方法は、総務工房の電子書籍「ワードで出来る便箋・封筒」をご購読ください。

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便箋のひな形を作ったら、ファイルタブ→保存と送信→ファイルの種類の変更→テンプレート→名前を付けて保存 を選択します。

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「名前を付けて保存」画面が表示されますので、保存先を選択します。テンプレートだけを集めた「Templates」フォルダに保存すると、利用する時に便利です。「Templates」フォルダは下図のように、「Microsoft word」をクリックすると下に表示されます。尚、テンプレートとして保存すると、ファイルの拡張子は自動的に「.dotx」になります。

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テンプレートの作り方が分かったら、次はテンプレートの利用方法です。パソコンに保存されているテンプレートには2種類あります。自分で作ったテンプレートと、ワードが最初から持っているサンプルテンプレートです。

どちらのテンプレートも、ファイルタブ→新規作成 を選択します。自分で作ったテンプレートは「マイテンプレート」に、サンプルテンプレートは「サンプルテンプレート」のフォルダに保存されています。今回は、マイテンプレートを開いてみましょう。

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「新規」画面が表示され、先程作った「横書き便箋」のファイルが表示されています。新規作成欄で「ドキュメント」が選択されているのを確認してから、「OK」ボタンをクリックします。

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保存して置いたテンプレートファイルが開きますので、後は文字の編集などを行います。文書が完成したら、通常のドキュメントとして保存します。テンプレートファイルは変更される事がないので、次回も同じように使えます。

テンプレートはパソコンの中に保存されているだけではありません。インターネット上にも多くのテンプレートが公開されています。ネットで公開されているテンプレートの利用方法をご紹介します。今回は、マイクロソフトの「Office.com」サイトで公開されている「パンフレット」のテンプレートを利用しましょう。

ファイルタブ→新規作成→Office.comテンプレート→パンフレット を選択します。下図のようにテンプレートのプレビューが表示されますので、ダウンロードボタンをクリックします。

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テンプレートファイルがダウンロードされ、ワードによって開かれます。後は、文字や図形を編集して文書として保存します。

インターネット上にあるテンプレート公開サイトはマイクロソフトの「Office.com」だけではありません。ブラウザーを使って様々なサイトを訪れて、気に入ったテンプレートをダウンロードすることができます。下の図は、「文書テンプレート」と言うサイトです。ビジネスで使う様々なテンプレートが揃っています。

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《補足説明》

自分で作ったテンプレートを利用して文書を作るには、「新規」の画面で「ドキュメント」ボタンを選択しました。横にある「テンプレート」ボタンを選択すると、テンプレート自体を編集することができます。テンプレートを何度も使っているうちに、テンプレートの改善点が見つかる事もあります。そのような場合は、テンプレートを作り直します。

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