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セルの書式設定
今回、ご紹介するのはエクセル2010の「セルの書式設定」をする時の便利技です。

セルに入れたデータは、書式設定をすることによって様々に変化します。例えば「40,770」を入力して、表示形式を日付にすると、2011年8月15日になります。また、表示形式を郵便番号にすると、004-0770になります。このように、セルにとって書式設定はとても大切な機能です。

セルの書式設定には表示形式の他にも、配置、フォント、罫線、塗りつぶし、保護、のタブがあってそれぞれに設定が出来ます。今回は、表示形式で3つ、配置で1つ、保護で1つの便利技をご紹介します。

1.数字と文字のデータ

セルのデータは数字と文字が混在すると文字として認識され、計算には使えません。しかし、金額に円などの単位を付けて計算したい場合もあります。そのような場合はセルの書式設定で表示形式を変えます。表示形式を変えると、数値として計算できるデータになります。

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セルに123と入力します。セルを右クリックして表示されるメニューから「セルの書式設定」を選択します。「セルの書式設定」画面が表示されますので、表示形式タブの分類にある「ユーザー定義」を選択します。種類の欄で「#,##0」を選択して末尾に「円」を入力します。

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この操作でセルには「123円」と表示され、計算できるデータとして扱われます。上の図で「#,##0」の下にある「#,##0.00」を選択すると、「123.00円」と表示されます。

2.数字の頭部に0を付ける

セルに入力した数字には頭部に0を付ける事はできません。セルは計算をするためにあるのですから、数字の頭部にある0は意味がないからです。しかし、社員番号や商品番号を入力する際に、桁数を揃えるために頭部の0が必要になる場合もあります。

そのような場合は「セルの書式設定」で「ユーザー定義」を使います。使いたい桁数の分だけ0を入力します。今回は3桁の数字を6桁にしてみましょう。セルに「123」と入力します。種類の欄に直接「000000」と入力します。この操作でセルには「000123」と表示されます。このデータは計算できるデータとして扱われます。

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3.時間の計算

時間のデータを入力する時には、データの後に:(コロン)を付けます。例えば8時間の場合は8:00です。こうするとセルの表示形式は自動的に「h:mm」になります。

時間は普通の数値と同じように計算できます。しかし、1日は24時間ですから、計算した結果が24時間を超えると下の図のように「27:00-24:00=3:00」になります。

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正確な時間計算をするには、セルの表示形式の種類を [h]:mm にします。つまり、hを大括弧([ ])で囲います。このように設定すると、計算結果が24時間を超えても正しく表示されます。

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尚、勤務時間を計算するような場合には時刻を何度も入力します。その都度 :(コロン)を入力するのは面倒です。そこでコロンの代わりにテンキーにある .(ドット) を2回入力する事でコロンを入力できるようにする方法があります。

ファイルタブ→エクセルのオプション→文章校正→オートコレクトのオプション で「オートコレクトのオプション」画面が開きます。オートコレクトタブにある「修正文字列」にドットを2つ入力し、「修正後の文字列」にコロンを1つ入力します。

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この操作で「8..」と入力すると「8:00」と表示されます。

4.文字の配置

複数のセルを結合する事は簡単に出来ます。でも、エクセルにとっては、セルが同じサイズで縦横に規則正しく並んでいた方が計算をするのに都合が良いのです。その為、セルを結合すると様々な制約があります。操作中に結合セルがあると、「この操作には同じサイズの結合セルが必要です」「セルのサイズが同じではないので、その操作はできません」などのメッセージが良く表示されます。

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また、関数を使う時に対象となるセルを正しく指定する事が出来ませんし、オートフィルターを設定しても結合セルは除外されてしまいます。

それでも、表のタイトルや項目セルなどに、複数のセルに渡って文字を入力したい場合があります。そのような場合は「セルの書式設定」を使います。

1つのセルにデータを入力してから、表示したい範囲のセルを選択します。右クリックして表示されるメニューから「セルの書式設定」を選択します。配置タブの文字の配置で横位置を「選択範囲内で中央」を選択します。

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表のタイトル「8月の気温の推移」を表の中央上に位置できます。データは範囲選択したセルで一番左のセルに入っています。このようにすると、セルを結合した場合と同じ効果を得られます。また、セルを結合する事によって起こる問題も無くなります。


5.セルの保護とデータの表示

1つのファイルを共同で作業しているような場合や、自分で作ったファイルを第3者に渡すような場合は、エクセルのワークシートを保護して、セルへの誤入力を防止したり、数式などを見られないようにしたりすることが出来ます。

ワークシートを保護すると、ロックされているセルにはデータを入力できません。また、「表示しない」にチェックを入れると、セルのデータは数式バーには表示されません。こうすると、セルのデータは入力や閲覧から保護されます。

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《補足説明》

ワークシートを保護しても一部のセルにはデータを入力したい場合もあります。その場合は該当するセルのロックを外せば入力できるようになります。しかし、「表示しない」のチェックをそのままにして置くと、数式バーにデータは表示されません。

このような状態ではセルのデータを部分的に修正することはできません。F2ボタンやダブルクリックをしてもセルは真っ白になるだけです。ロックを解除したセルのデータを修正したい場合は「表示しない」のチェックも外しておきましょう。

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上の図では「期間の設定」のセルのロックを外した場合です。入力したデータの一部を修正しようとしても、セルが真っ白になります。下の図のように「表示しない」のチェックも外すと、セルにカーソルが入って、編集が出来るようになります。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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