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OneNoteで情報を管理する
今回、ご紹介するのはOneNoteで情報を管理する方法です。

先日、Office2010を購入してOffice2007と入れ替えました。そのため、ご説明はOneNote2010の操作方法になります。メニューバーがリボンになっただけで、基本的な機能はOneNote2007と同じです。

これまでの記事で、OneNoteのスクラップやパスワードの管理ツールとしての使い方をご説明して来ましたが、OneNoteの本来の使い方は情報管理ツールです。情報を収集、整理して管理するツールとして便利な機能があります。

静岡市から新宿への日帰りの出張を例にしてご説明します。

OneNoteのノートやセクションなどの作り方は次の通りです。

1.ノートブックに「仕事」を作ります。
2.仕事ノートブックに出張セクションを作ります。
3.出張セクションに「マイクロソフトへの出張」ページを作ります。

「マイクロソフトへの出張」ページが出来たら、出張の日時や場所を入力します。

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最初に、交通手段を調べます。今回はヤフーの路線案内を使いました。路線案内で調べた結果が表示された画面をOneNoteに挿入します。画像を挿入するには、挿入タブ→画像グループ→画像の領域 を選択します。

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路線案内の画面がホワイトアウトしますので、切り取りたい部分をマウスでドラッグします。切り取った画面がOneNoteに貼り付きます。

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静岡駅を午前8時11分に出発して、代々木駅に9時30分に到着する事が分かります。同じようにして帰りの電車も調べます。

次に、代々木駅からマイクロソフト新宿本社が入っている小田急サザンタワーまでの道順を調べます。今回はグーグルマップを使いました。画像の挿入方法は路線案内と同じです。

aa-3.gif

上の画像で、代々木駅から小田急サザンタワーまで赤い矢印が描かれていますが、これは後から描いたものです。OneNoteには挿入した画像に描画する機能があります。描画タブ→ツールグループ→赤ペン を選択します。選択した描画ツールで画像の中に自由に描画する事が出来ます。

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次に、OneNoteに入力したデータを検索してみましょう。OneNoteの検索機能の特長は画像の中のテキストまで検索出来る事です。先程挿入した地図で「千駄ヶ谷」を検索してみましょう。検索ボックスの中に「千駄ヶ谷」と入力すると、キーワードが含まれるページが下に表示されるとともに、地図の中にある千駄ヶ谷の文字も黄色でマークされます。

aa10.gif

最後に、会議で使うためにワードで作った資料をOneNoteに添付します。挿入タブ→ファイルグループ→ファイルの添付 を選択します。

aa-6.gif

このファイルの添付は、メールにファイルを添付するのと同じ感覚です。添付されたファイルをダブルクリックするとファイルが開きます。

《補足説明》

Office2010になって、エクセルやワードに下図のようなスクリーンショット機能が付きました。

aa-8.gif

このスクリーンショットはOneNoteの「画像の領域」と同じ機能です。OneNoteは2007からこの機能がありました。OneNote2010の画像の中にあるテキストを検索する機能は、次のバージョンのエクセルやワードに転用されるかも知れませんね。



                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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