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宛名ラベルの作り方
今回、ご紹介するのはワード2007で宛名ラベルを作る方法です。

取引先などに定期的に書類を郵送する場合は宛名ラベルを作って置くと便利です。宛名ラベルの用紙は量販店や文具店で売っています。ワード2007の「差し込み印刷機能」を使うと簡単に宛名ラベルを印刷できます。

最初に住所録をエクセルを使って「リスト形式」で作って置きます。今回の項目は氏名、会社名、部署、郵便番号、住所の5つです。

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ワード2007で新規の文書を開きます。「差し込み印刷」タブ内の「差し込み印刷開始」グループから、「差し込み印刷の開始▼」をクリックして、「ラベル」を選択します。

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「ラベルオプション」画面が開きますので、ラベルのメーカーや型番を選択します。今回は「A-ONE」の「51129」を選択します。2列5行で10枚のラベルを印刷できます。

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ワードの入力画面にラベルのサイズに合わせた破線が表示されます。「宛名の選択▼」をクリックして、「既存のリストを使用」を選択します。

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データファイル選択の画面で、最初に作って置いたエクセルの住所録ファイルと該当するシートを選択します。「差し込みフィールドの挿入▼」をクリックすると、住所録の項目名が表示されます。必要な項目名をワードの入力画面に表示されているラベルの枠で、最初の枠(左上)の中に挿入します。

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今回は郵便番号、住所、会社名、部署、氏名の順に挿入しました。郵便番号の前に「〒」記号や氏名の後に敬称を入れたり、改行や空白を入れたりしてレイアウトを整えます。

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「複数ラベルに反映」をクリックして、すべてのラベルにフィールドの設定をします。

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「結果のプレビュー」グループの「結果のプレビュー」をクリックすると、データがフィールドに反映して住所や氏名などが入った宛名ラベルが表示されます。

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差し込み印刷の実行は、「完了」グループの「完了と差し込み▼」をクリックして、「文書の印刷」を選択します。

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《補足説明》
例題ではデータが5件しかありませんので、6件目以降のラベル(右下)は空白になります。無駄な印刷をしないように、住所録の件数に合わせたラベル用紙を使いましょう。



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