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差し込み印刷
今回、ご紹介するのはワード2007の「差し込み印刷」です。

差し込み印刷とは使い回しのできる文書に他で作成したデータを埋め込んで印刷する機能のことを言います。例えば「臨時休業のお知らせ」の文書のように宛先だけを変えたい場合は差し込み印刷を使うと便利です。

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最初に文書に挿入するデータファイルを作成します。データはワードの表機能を使っても作成できますがエクセルを使った方が簡単です。エクセルで表を作る時はリスト形式で作ってください。リスト形式については以前の記事「リストの作り方」を参照してください。例題では分かり易くするために項目を「氏名」「会社名」「部署」の3つにしました。

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次に使い回しをする文書を作ります。文書を作ったらデータを挿入する箇所にカーソルを置きます。例題では宛先の場所になります。差し込み文書タブ→差し込み印刷の開始グループ→宛先の選択→既存のリストを使用 を選択します。保存してあるデータファイルを選択すると「テーブルの選択」画面が表示されますので、データを保存してあるSheet1を選択します。この操作でエクセルのデータがワードに読み込まれます。

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文章入力とフィールドの挿入グループ→差し込みフィールドの挿入 を選択すると、データの項目である「氏名」「会社名」「部署」が表示されますので挿入したい項目をクリックします。例題では最初に「会社名」を選択した後で改行してから「部署」と「氏名」を選択しています。「氏名」の後に敬称(様)を入力します。

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フィールドを挿入した結果は「結果のプレビュー」で確認する事が出来ます。エクセルで作った表のデータの順番に宛先が表示されます。

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印刷をする時は完了グループ→完了と差し込み→文書の印刷 を選択します。「プリンタに差し込み」画面が表示されますので、印刷したい範囲を指定します。後は普通に印刷するだけです。

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《補足説明》
文書を保存して再度開く時に下のような画面が表示されます。差し込み印刷をしたい場合は「はい」を選択します。

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差し込むデータを変更した時は次のようになります。同じ表の中のデータを変更した時には直ぐに差し込み印刷に反映されます。しかし、表の下の行や右の列に新たにデータを追加したような場合は反映されません。このような場合は「宛先の選択」をやり直す必要があります。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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