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ファイルの互換性についての疑問
今回、ご紹介するのはエクセル2007のファイルと旧バージョンのファイルとの互換性についてです。

ファイルの互換性については、総務工房のサイトにある「新しいファイル形式」のページで詳しくご紹介していますのでご覧ください。今回は実際に操作をしていて疑問に思った事をまとめてみました。

エクセル2007と旧バージョンとでファイルの交換をする場合で良く行う操作が、旧バージョンのファイルをエクセル2007のファイルに変換する操作と、エクセル2007のファイルを旧バージョンで開く操作です。この2つの操作に絞って疑問点とその解決策をご紹介します。

○旧バージョンのファイルをエクセル2007のファイルに変換する場合

1.旧バージョンのファイルもそのまま残して置きたい時はどうするの?

旧バージョンのファイル(.xls)を2007バージョンのファイル(.xlsx)に変換するには、旧バージョンのファイルを開いてから、オフィスボタンにある「変換」をクリックします。この操作をすると、ファイルは2007バージョンのファイル(.xlsx)になり、旧バージョンのファイル(.xls)に戻すことはできません。

旧バージョンのファイルもそのまま残して置きたい時は、旧バージョンのファイルを開いて、オフィスボタン→名前を付けて保存→Excelブック を選択して2007バージョンで保存します。保存する時は拡張子が違うので、旧バージョンのファイルと同じ名前で同じフォルダに保存しても構いません。この操作で新旧2つのファイルを作る事が出来ます。

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2.旧バージョンで作った図表は2007バージョンに変換するとどうなるの?

図表とは「組織図」などのように、図形や文字の集まりです。図表は2007バージョンに変換すると一つの図形になってしまいます。変更がなければそのまま使えばよいのですが、図や文字の一部を変更した時は、新たにスマートアートを使って作り直す事になります。

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○旧バージョンで2007バージョンのファイルを開く場合

1.互換機能パックはどんな働きをするの?

互換機能パックを旧バージョン(オフィス2000以上)にインストールすると、2007バージョンで作ったファイルを開いて編集し、保存することが出来ます。また、その際に新機能を旧機能に変換します。

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総務工房の受講生でも誤解されている方がいますが、互換機能パックは(.xlsx)を(.xls)に変換している訳ではありません。新機能を旧バージョンでも扱える旧機能に変換しているのです。例えば、2007バージョンにしかないセルの塗り潰しの色を旧バージョンでも扱える色に変換するなどの作業です。

2.2007バージョンで作ったスマートアートは旧バージョンで開くとどうなるの?

スマートアートは2007バージョンの新機能ですから、旧バージョンで開くと一つの図形になってしまいます。変更がない場合はそのまま使ってもよいのですが、図形や文字の一部を変更した時は、図表機能を使って作り直す必要があります。

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3.2007バージョンで作ったファイルを旧バージョンで編集した後はどのように保存したら良いの?

上書き保存をすると2007バージョンのファイル形式(.xlsx)になります。再びこのファイルを開く時は最初と同じように新機能が旧機能に変換されます。旧バージョンのファイル形式(.xls)で保存するには、「名前を付けて保存」で「Micosoft Excel ブック」を選択して保存します。

《補足説明》
2007バージョンで作ったファイルを旧バージョンで編集した後で、新旧どちらのファイル形式で保存するかは自由ですが、(.xlsx)にするとファイルサイズが小さくなります。しかし、旧バージョンで開くたびに「ファイルを変換しています」のメッセージが表示されるのは鬱陶しいですね。

ei35-5.gif


また、同じオフィスの製品でもエクセルとワードあるいはパワーポイントでは、新旧のファイルを扱う時に微妙に操作方法が異なっていますのでご注意ください。



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