小技で一本!
パソコンの便利で使える小技をご紹介します。きっとあなたのお役に立てると思います。
スポンサーサイト
上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。

リストの作り方
今回、ご紹介するのはエクセル2007でデータベースを利用する時に基本となる表、リストの作り方です。

テーブルの便利な使い方」と「ピボットテーブルの便利な使い方」でエクセルのデータベース機能についてご紹介しましたが、「データベースの表と普通の表ではどこが違うの?」という質問を複数頂きましたので、今回はデータベース機能を使う時に基本となる表、リストの作り方についてご説明します。

普通の表とは下のように、表として完成していて、原則としてデータの追加をしない表の事です。表の上にはタイトルがあり、下には集計行があるのが一般的です。データを追加するには、集計行の上に行を挿入するか、予め空白行を作って置く必要があります。

ei34-1.gif


データベースの基本となるリストは下のように、頻繁にデータの追加をする場合に作ります。データを追加する時は最終行の下の行にデータを次々と入力します。集計は知りたい時に後から表示する事が出来ます。

ei34-1-2.gif


リストには構成する部分に名前が付いています。表の先頭行にある列見出しを「フィールド名」と呼びます。フィールド名を先頭にする列を「フィールド」、行を「レコード」と呼びます。

ei34-3.gif


リストを作るためには条件があります。条件は下記の通りです。

1.1枚のワークシートに、1つのリストを作成する
2.リストの周りに1つ以上の空白列や空白行を入れる
3.列見出しは、書式を変える
4.リスト内には、空白列や空白行を使わない
5.同じフィールドには同じ種類のデータを入力する

1.1枚のワークシートに、1つのリストを作成する
Excelの機能の中には、フィルタ(抽出)のように、一度に1つのリストでしか使用できない機能もあるからです。

2.リストの周りに1つ以上の空白列や空白行を入れる
リストのデータと他のデータを分離するためです。データを分離してあると、リスト内の任意のセルを選択しただけで、並べ替えや抽出、さらにはテーブルへの変換も簡単に出来ます。

ei34-2.gif


3.列見出しは、書式を変える
列見出しは、リスト内のデータと区別するため、データと異なる書式(フォント、パターン、罫線など)を設定します。また、見出しのセルの書式は、必ず文字列にします。

4.リスト内には、空白列や空白行を使わない
リスト内に空白列や空白行を入れると、1つのリストとして認識されません。

5.同じフィールドには同じ種類のデータを入力する
リストの中のセルを結合したり、セルの中にデータを2段以上に分けて入力したりするとデータベース機能は制限されます。

リストをテーブルに変換すると、データを追加入力する時や集計する時に便利になります。テーブルの機能については「テーブルの便利な使い方」をご覧ください。また、データを詳しく分析したい場合はピボットテーブルを使うと便利です。ピボットテールの機能については「ピボットテーブルの便利な使い方」をご覧ください。

ei34-4.gif


《補足説明》
リストからデータを抽出する時に非表示になる事があるため、リスト以外の重要なデータは、リストの左右に入れないようにします。できればリスト以外で重要なデータは、リストの対角線のスペースに入れるようにします。こうすれば、列や行を挿入、削除してもデータを守る事ができます。



                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




この記事に対するコメント

この記事に対するコメントの投稿














管理者にだけ表示を許可する


この記事に対するトラックバック
トラックバックURL
http://soumukouboo.blog91.fc2.com/tb.php/127-efe7d2e8
この記事にトラックバックする(FC2ブログユーザー)

プロフィール

総務工房(そうむこうぼう)

Author:総務工房(そうむこうぼう)
ソフトウェアや電子書籍の製作と販売などをしています。低価格で充実したサービスを提供しています。是非ご利用下さい。

《こちらからお入り下さい》

~プレスリリース~
10月の無料ソフトは「会社カレンダー」です。

「無料ソフト」とは、毎月1個のソフトを無料でご提供するサービスです。詳細は総務工房のホームページをご覧ください。



最近の記事



カテゴリー



お買い物はこちらで

商品名を入力して「検索」ボタンをクリックしてみよう!





エクセルの解説書

PDF版の電子書籍です

「ベクター」で絶賛発売中!



ワードの解説書

PDF版の電子書籍です

ベクターで絶賛販売中!



ネット講座

いつでもどこでも学べます。

受講をお待ちしています。



FC2カウンター



ブログ全記事表示

全ての記事を表示する



ブログ内検索



最近のトラックバック



関連広告





上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。