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売上帳の作り方(4)
「売上帳の作り方」の4回目は、「ピボットテーブルの使い方」についてです。

最初に、ピボットテーブルを構成している部分の名称をご説明します。

下図のように日付が表示されている部分を「行ラベル」、商品名が表示されている部分を「列ラベル」と呼びます。金額が表示されている部分は「値」と呼びます。

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ピボットテーブルの左上にある▼ボタンはフィールドボタンと呼びます。

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前回で作ったピボットテーブルを見易いように桁区切りや表示形式など、書式を整えます。また、ピボットテーブルツールのデザインタブ→レイアウトグループ→レポートのレイアウト→表形式で表示 を選択すると、行ラベルが「日付」に、列ラベルが「商品名」に変わって見易くなります。

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ピボットテーブルの元になるテーブルでデータを追加した場合には、自動的にピボットテーブルの範囲が拡張する事を前回でご説明しました。しかし、元になるテーブルでデータを追加や変更をした場合に、ピボットテーブルのデータが自動的に更新される訳ではありません。ピボットテーブルのデータを更新するには、ピボットテーブルツール→オプションタブ→データグループ→更新 を選択します。

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それでは、フィールドを移動や追加をして値がどのように変化するかを確認しましょう。フィールドの移動や追加、削除は画面右側にあるフィールドリストで行います。

1.フィールドの移動

最初に列ラベルにある商品名と行ラベルにある日付を交換してみましょう。

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フィールドの場所を移動するには、フィールドを目的の場所までドラッグするだけです。行ラベルにある日付を列ラベルにドラッグして、列ラベルにある商品名を行ラベルにドラッグします。この操作でピボットテーブルは下図のように変化をします。

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列の項目に日付が、行の項目に商品名が表示されます。最初の表とは別の視点でデータの分析が出来ます。尚、日付を横に並べると表が長くなりますので、途中を非表示にしてあります。

2.フィールドの削除と追加

表を元に戻してから、今度は値を金額から数量に変えてみます。フィールドの削除と追加もフィールドリストで行います。

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フィールドリストの操作は直ぐにピボットテーブルに反映します。表の左上が「合計/数量」になっている事に注意して下さい。

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3.値の集計方法の変更

表を元に戻してから、今度は値の集計方法を変更します。値ボックスにある「合計/金額」の右にある▼ボタンをクリックします。メニューが表示されますので、「値フィールドの設定」を選択します。「値フィールドの設定」画面が表示されますので、集計の方法タブを選択して、合計から平均に変更します。

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フィールドリストの操作は直ぐにピボットテーブルに反映され、下図のようになります。元のデータが、1日に1つの商品だけを売り上げているので、表の中のデータは変わりませんが、統計の数値が平均値になっています。

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集計の方法は合計や平均値の他にも、データの個数や最大値、最小値等がありますので、様々な方法でデータを集計する事が出来ます。

4.フィールドボタンの操作方法

次に、フィールドボタンについてご説明します。フィールドボタンはフィールドの右側にある▼ボタンです。このボタンでデータを抽出して表示する事ができます。

商品名のフィールドボタンをクリックすると下図のようなメニューが表示されます。「すべて選択」のチェックを外して、サンプルAだけにチェックを入れます。そうすると、サンプルA が抽出されて表示されます。

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日付フィールドボタンも同じ操作が出来ます。特定の日だけの売り上げを確認出来ます。

5.レポートフィルタの操作方法

次に、レポートフィルタについてご説明します。レポートフィルタはフィールドボタンと同じように指定したデータを抽出する事が出来ます。フィールドボタンとの相違点は、表にない別のフィールドを抽出の条件にする事です。

レポートフィルタを作るには、レポートフィルタのボックスにフィールドをドラッグします。今回は「得意先」を入れてみます。レポートフィルタに得意先を入れると、ピボットテーブルの左上に得意先フィルタが表示されます。最初は「すべて」になっていますが、株式会社Aだけを選択します。すると、表には株式会社Aだけのデータが抽出されて表示されるようになります。

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レポートフィルタやフィールドボタンでデータを抽出する事によって、データの分析がやり易くなります。

6.グループの作り方

解説に使っている売上帳は売り上げた日付順に表示されています。しかし、1ヶ月でどのぐらいの売り上げがあったかを確認するには別に計算しなければなりません。そのような場合は、日付を月単位のグループにすると便利です。

日付を月単位のグループにするには、ピボットテーブルにある任意の日付セルを選択してから、ピボットテーブルツール→オプションタブ→グループグループ→グループの選択 を選択します。「グループ化」画面が表示されますので、単位を「月」にします。

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この操作で下図のように日付が月単位になります。

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ピボットテーブルには、ご説明した他にも便利な機能があります。ピボットテーブルは、データを比較分析する時には欠く事の出来ないツールになっています。

次回は「ピボットグラフの作り方」です。

《補足説明》

売上帳」と「仕入帳」はベクターから無料でダウンロードができます。シートは保護されていません。

詳細な解説は電子書籍「エクセルで出来る売上帳」をご覧ください。テンプレートも付いています。



                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日  46.ごみ処理便利帳   47.日用品管理表   48.事務用品管理表    49.席順作成表  50.商品説明書   51.労働者名簿  52.親族関係図   53.レシピ整理帳
《ソフト一覧表》



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売上帳の作り方(3)
「売上帳の作り方」の3回目は、「ピボットテーブルの作り方」についてです。

売上帳のテーブルだけでもデータの分析はある程度できますが、より多角的にデータを分析したい場合にはピボットテーブルを作ります。

ピボットテーブル(Pivot Table)はExcel 2000から追加された機能です。ピボットテーブルのピボット(Pivot)とは、回転軸の意味です。ピボットテーブルを直訳すると、「回転軸のある集計表」と言う事になります。実際の操作でも列や行を入れ替えて、様々な角度からデータを分析する事が出来ます。

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上の図のように、列ラベルにある商品名を行ラベルに移動する、あるいは行ラベルにある日付を列ラベルに移動すると、表の内容もガラリと変わってしまいます。フィールド(項目)を増減したり、値の集計方法を変えたりする事も出来ます。

テーブルの抽出や並べ替え、小計などの機能を使ってもデータを分析できますが限界があります。その限界を打ち破るのがピボットテーブルとピボットグラフです。

テーブルからピボットテーブルを作るには次のようにします。

1.テーブルの中にある任意のセルを選択してから、挿入タブ→テーブルグループ→ピボットテーブル を選択します。

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2.「ピボットテーブルの作成」画面が表示されます。テーブルの名前(テーブル2)を確認して、新規シートにピボットテーブルを配置するようにします。

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3.新規シートに下図のような画面が表示されます。左側の囲いの部分にピボットテーブルが作成されます。画面の右側にあるのが「フィールドリスト」です。フィールドリストの上部、赤枠の部分がフィールドです。フィールドとは表の項目の事です。フィールドを下にあるボックスにドラッグ&ドロップします。

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4.フィールドを下図のようにボックスにドラッグしましょう(日付→行ラベル、商品名→列ラベル、金額→値)。

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5.ピボットテーブルが下図のように作成されます。

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日付ごとに各商品がどのぐらい売れたか一目で分かるようになりました。

6.ピボットテーブルを作ると、ピボットテーブルツールに「オプションタブ」と「デザインタブ」が表示されます。ピボットテーブルの機能やデザインを自由に変更することが出来ます。

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手順3でご説明しましたが、ピボットテーブルを作る時はデータの範囲を指定します。普通の表を元にしてピボットテーブルを作った場合は、データを追加する度にデータの範囲を変更しなければなりません。しかし、テーブルからピボットテーブルを作った場合は、自動的にデータの範囲が拡張されます。このため、ピボットテーブルを作る時はデーブルから作る事をお勧めします。

次回は「ピボットテーブルの使い方」についてです。

《補足説明》

売上帳」と「仕入帳」はベクターから無料でダウンロードができます。シートは保護されていません。

詳細な解説は電子書籍「エクセルで出来る売上帳」をご覧ください。テンプレートも付いています。



                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日  46.ごみ処理便利帳   47.日用品管理表   48.事務用品管理表    49.席順作成表  50.商品説明書   51.労働者名簿  52.親族関係図   53.レシピ整理帳
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