小技で一本!
パソコンの便利で使える小技をご紹介します。きっとあなたのお役に立てると思います。
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ファイルやフォルダーの便利技(1)
今回からは、OS(Windows)の便利技をご紹介する予定です。最初は、ファイルをコピーする時の便利技です。

ご購読の皆様は、データファイルをコピーする時にどのような操作をしていますか?通常は、Ctrlキーを押しながらマウスでファイルをドラッグ&ドロップをするか、一旦ファイルをコピーしてから貼り付ける操作をされていると思います。

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上の図は「アジサイ」の画像ファイルをコピーした場合です。これらの方法は、同じフォルダーにコピーを作る場合は便利です。でも、離れた場所にあるフォルダーにコピーをする場合には問題があります。マウスを使う方法では、ドラッグしたまま貼り付け先のフォルダーを探すのは困難ですし、コピー&ペーストの方法では、貼り付ける時に貼り付け元のフォルダーを表示できません。

離れた場所にあるフォルダーにファイルをコピーする時に便利な2つの方法をご紹介します。尚、どちらもOSのツールであるエクスプローラを使った操作です。

1つ目はエクスプローラの編集機能を使った操作です。メニューバーから、編集→フォルダーへコピー を選択します。「項目のコピー」画面が表示されますので、貼り付け先のフォルダーを選択して「コピー」ボタンをクリックします。

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貼り付け先のフォルダーに新しいフォルダーを作ることもできます。この方法を使うと、貼り付け元のフォルダーも貼り付け先のフォルダーも同時に確認することができます。ショートカットを覚えるともっと便利です。「編集」はALTキーを押しながらEキーを押し、「フォルダーへコピー」はFキーを押すだけです。

2つ目はショートカットメニューから「送る」を選択する方法です。ファイルを選択した後で、右クリックして表示されるメニューから「送る」を選択します。サイドメニューが表示されますので、メニューの中から貼り付け先を選択します。下図は「DVD RWドライブ」を選択した場合です。

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この方法は、「送る」に登録したフォルダーにしか貼り付けられませんが、操作はとても簡単です。「送る」にフォルダーを登録するには次のようにします。

スタートボタンをクリックして表示される「プログラムとファイルの検索」窓に「sendto」と入力します。「Send To」フォルダーが表示されたら開きます。この「Send To」フォルダーに、「送る」に登録したいフォルダーのショートカットを貼り付ければ良いのです。

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例として、ビデオフォルダーのショートカットを「Send To」フォルダーに貼り付けます。ビデオフォルダーを右クリックして「Send To」フォルダーまでドラッグします。指を離すと、メニューが表示されますので、「ショートカットをここに作成」を選択します。

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右クリックして表示される「送る」に、先程登録したビデオフォルダーが追加されました。

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「Send To」フォルダーには、「デスクトップ」や「圧縮フォルダー」のように、最初から登録されているフォルダーもありますが、ドキュメントやビデオなどのフォルダーを登録しておくと便利です。

《補足説明》

「送る」に最初から登録されているフォルダーやドライブについてご説明します。

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1.デスクトップ

ファイルのショートカットがデスクトップに作成されます。

2.圧縮(zip形式)フォルダー

フォルダーをここに送ると、zip形式で圧縮されます。

3.DVD RWドライブ

ファイルをここに送ると、CD-RやDVD-Rなどに書き込む事ができます。

尚、最初からある訳ではありませんが、「スタートアップ」フォルダーを「送る」に登録すると便利です。パソコンの起動と一緒に起動したいアプリケーションのショートカットをこのフォルダーに送ります。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日  46.ごみ処理便利帳   《ソフト一覧表》




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ナビゲーションウィンドウの便利技
今回、ご紹介するのはワード2010のナビゲーションウィンドウを使った便利技です。

ワードで複数ページの文書を作る際には、スタイルとナビゲーションウィンドウを併せて使うと、文書作成がとても楽になります。

スタイルとは、文字列や段落に設定する複数の書式の事です。特に「見出し1、2、3・・・」を使うと、文書が構造化されます。下の例文で、検査項目を目立つようにして「見出し1」に、その下の文字列を箇所書きにして「見出し2」にしてみましょう。尚、例文は社員に宛てた「健康診断の通知」です。

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「検査項目」の文字列に書式を設定したら、ホームタブ→スタイルグループ→見出し1 の上で右クリックをして表示されるメニューから「選択個所と一致するように見出し1を更新する」を選択します。

設定した書式は次の通りです。

※フォントサイズ・・・16ポイント
※フォントの色・・・青色
※水平線・・・青色

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この操作で、この文書の「見出し1」は「検査項目」に設定した書式と同じになります。

次に、「検査項目」の下の文章全体を箇所書きにします。文章全体を選択したまま、「見出し2」の上で右クリックをして表示されるメニューから「選択個所と一致するように見出し2を更新する」を選択します。

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「検査項目」は見出し1で、それ以下の文章は見出し2が設定され、構造化されています。この状態をナビゲーションウィンドウで見てみましょう。ナビゲーションウィンドウを表示させるには、表示タブ→表示グループ→ナビゲーションウィンドウ にチェックを入れます。

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ナビゲーションウィンドウの「ナビゲーションタブ」には、「見出し1」と「見出し2」が構造化されて表示されています。

ナビゲーションウィンドウの便利な機能のひとつは、項目の移動が容易に出来る事です。例えば、「5.血圧の測定」と「6.尿検査」を入れ替えてみましょう。マウスで「6.尿検査」を「5.血圧の測定」の上にドラッグするだけで項目が入れ変わり、段落番号も変わります。

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ナビゲーションウィンドウを使えば文書内の移動も楽になります。文書がスタイルで構造化していると、ナビゲーションウィンドウに表示されている項目をクリックするだけで移動ができます。

例文で使った「健康診断の通知」文書内にある、他の項目や文字列にも「検査項目」と同じスタイルを設定してみましょう。

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ナビゲーションウィンドウを使えば、画面をスクロールして移動するより素早く楽に移動する事が出来ます。

また、ナビゲーションウィンドウには優れた検索機能があります。右端にある「検索タブ」を選択してから、検索窓にキーワードを入力すると、キーワードを含む段落が一覧表示されます。

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検索によって表示された段落をクリックすると、目的の箇所に移動できます。今までのように、文書中を移動しながらひとつひとつのキーワードを確認する必要がありません。

《補足説明》

ナビゲーションウィンドウにある真ん中のタブは「ページタブ」です。ページタブには各ページのサムネイル(縮小画像)が表示されます。ページの概観を見たり、ページ間の移動に使ったりすると便利です。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日  46.ごみ処理便利帳   《ソフト一覧表》






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