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アウトルックの便利技
今回は、アウトルック2010の便利な技を3つご紹介します。

他のメールソフトにも同じような機能がありますので、他のメールソフトをお使いの方にも参考になります。

1.受信メールのチェックを速くする技

受信メールをプレビュー画面でチェックされている方は多いと思います。ひとつひとつのメールを開くより楽だからです。でも、次のメールを閲覧する時にマウスでその都度クリックする、プレビュー画面をスクロールするためにマウスのスクロールボタンを回転させるなどの操作に手間取っている方も多いかも知れません。

今回、ご紹介するのはスペースキーですべての操作をする方法です。メールの選択も、画面のスクロールもスペースキーだけですべて操作できます。

最初のメールを選択してから、アクティブな画面をプレビュー画面(右側)にします。スペースキーを押すとプレビュー画面が1ページ分だけ下にスクロールします。

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プレビュー画面で最後まで読んだら、もう一度スペースキーを押します。すると、次のメールが自動的に選択され、メールのプレビューが表示されますので、同じようにスペースキーでスクロールして読みます。

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受信トレイにメールが沢山ある場合は、この方法がとても便利です。マウスとキーボードで手を移動する必要がなく、プレビュー画面も見易くなります。

2.未処理メールの分類技

受信メールをチェックしても直ぐに処理できない場合があります。例えば、上司の許可が必要な場合や、内容について相手に問い合わせをしているような場合です。

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このような場合には、開いたメールをもう一度未開封にしておきます。ホームタブ→タググループ→未読/開封済み を選択すると、開いているメールは未読になります。メールの送信人などが太字になり、フォルダにも未読の件数が表示され、管理しやすくなります。

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しかし、このままでは本当に未読のメールと未処理のメールの区別がつきません。エクセルのようにメールにもコメントを付けられれば良いのですが、そのような機能のあるメールソフトは無いようです。

アウトルック2010にはメールを色で分類する機能があります。分類項目には名前を自由に付ける事ができます。この名前にコメントと同じ機能を持たせることができます。メールを選択してから、ホームタブ→タググループ→分類→すべての分類項目 を選択します。

「色分類項目」の画面が表示されますので、「名前の変更」でコメントしたい文字を入力します。例えば、「上司の許可待ち」や「相手の返事待ち」などです。

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この操作で、選択したメールには色のマークが付き、プレビューには分類の名前としてのコメントが表示されます。このコメントを見れば、未処理になった理由が分かります。

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更に、未読や分類項目でメールを抽出する事もできます。ホームタブ→検索グループ→電子メールのフィルター処理 を選択し、抽出条件を選択します。下の図は未読のメールだけを抽出したい場合です。

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3.文字数をそろえる技

メールの本文では文字数を30文字以内にする事がマナーになっています。それ以上にすると、読みづらい上に、意図しない箇所で改行されてしまうからです。

でも、文字を入力しながら文字数を確認するのは大変です。そこで、使うと便利な機能が「署名」です。署名はビジネスメールでは必ず文末に挿入する事がマナーになっています。

署名の区切り線を30文字にして、新規のメールを作成する際に署名が挿入される設定にして置きます。本文を入力する際は、署名の区切り線の範囲に収まるように文字を入力すれば良いことになります。

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新規のメールを作成する際に署名が自動的に挿入されるようにするには、新しい電子メールを作成する画面を開いてから、メッセージタブ→挿入グループ→署名→署名とひな形 を選択します。「署名とひな形」画面の右側にある「既定の署名の選択」に署名を挿入したいメールアドレスや署名の名称などを入力します。

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《補足説明》

「横に長い署名よりもっとコンパクトな署名の方が良い」とお考えの方には、文字数を確認するための専用署名を作ることをお勧めします。

前述した「署名とひな形」画面で、「新規作成」ボタンをクリックすれば複数の署名を作れますので、署名の区切り線(30文字分)だけを作って置きます。

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最初に文字確認用の署名を表示させ、文字の入力が終わったら、正式な署名に変換します。署名は選択をやり直すだけで簡単に変換できます。




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