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はがきの宛名
今回、ご紹介するのはワード2010ではがきの宛名を作る方法です。

ご購読の皆様はどのようなソフトで年賀状をお作りでしょうか?

年賀状専用ソフトをお使いの方も多いと思います。しかし、住所録や受信、送信の管理など、データの管理はエクセルが最強のソフトです。ワードとエクセルのタッグチームこそが年賀状作成の最強ソフトだと思います。今回はワードとエクセルではがきの宛名を作成してみましょう。

最初にエクセルで住所録を作ります。表の項目は自分で自由に決めて良いのですが、今回は下図のような項目にしました。個人あての年賀状は連名と連名の敬称が必要です。住所は長くなる場合がありますので、住所1と住所2を作りました。また、喪中や受信と送信の日付、はがきの概要を入力できる項目を作って管理が出来るようにしました。

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住所録はリスト形式で作る必要があります。リスト形式と言っても特別な表ではなく、表の周囲にタイトルなど余計なデータを入力しない、項目を作り、その下にデータを連続して入力する、程度の注意で結構です。

リスト形式の表は次のような部分で構成されています。項目はフィールド名、データはレコードと言います。

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住所録が出来たら「年賀状住所録」などと名前を付けて保存します。このファイルが差し込み文書のデータファイルになります。次に、ワードではがきを作ります。差し込み文書タブ→作成グループ→はがき印刷→宛名面の作成 を選択します。

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「はがき宛名面印刷ウィザード」画面が表示されますので、手順に従ってデータを入力します。「差し込み印刷を指定します」の項目で、「既存の住所ファイル」を選択し、先程作った「年賀状住所録」のエクセルファイルを選択します。

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ウィザードに従ってデータを入力すると、下図のような宛名面が出来上がります。

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最初に出来る宛名面は会社用と同じように作られているので、不要な箇所や逆に足りない箇所が複数あります。プレビューをオフにして、フィールドを表示させましょう。プレビューをオフにするには、差し込み文書タブ→結果のプレビューグループ→結果のプレビュー をクリックしてオフにします。

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差し込んだフィールドが表示されました。赤枠の部分が不要な箇所です。

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会社名や部署名は枠ごと削除します。この枠はテキストボックスに入った表です。テキストボックスと表の2重構造になっているのです。

どうして2重構造になっているのかと言いますと、2つの機能の良い所を使っているからです。テキストボックス(図形)は配置をする時に便利です。郵便番号のように、余白に合わせて右隅に配置すると、入力した郵便番号が印刷してある枠から外れなくなります。

また、表は分割したり結合したりする事が出来ますし、セルの中の文字列を自由に配置する事が出来ます。そして、表の枠線を「なし」に設定しても点線で表示されますので、フィールドの挿入されている場所が分かり易くなります。

下の図で、テキストボックスの枠線の中にある点線が表の枠線です。

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会社と部署名の入ったテキストボックスを選択して、Deleteキーを押すと、テキストボックスや表と共に挿入したフィールドも削除されます。《役職》のフィールドは文字列を選択して、Deleteキーで削除します。

個人宛ての年賀状では、夫婦のように連名で宛名を書く場合があります。そのため、データファイル「年賀状住所録」では連名と敬称2のフィールドを作ってあります。この2つのフィールドを宛名面に追加しましょう。

フィールドを追加するには追加する場所にカーソルを置いてから、差し込み文書タブ→文章入力とフィールドの挿入グループ→差し込みフィールドの挿入 を選択して、「連名」と「敬称2」を選択します。

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「差し込みフィールドの挿入」に表示されるフィールド名は、データファイルのフィールド名と同じです。

以上の操作をしてレイアウトを調整すると、下図のようになります。青い枠の部分が追加したフィールドです。

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「結果のプレビュー」をオンにして宛名を点検してみましょう。下図は最初のレコードと次のレコードを表示した場合です。

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連名の場合は夫の左に妻の名前が表示され、妻の名前の下には敬称も表示されます。

ワードで宛名面が出来たら、「平成○年年賀状宛名」などと名前を付けて保存します。このファイルが差し込み文書のメイン文書になります。

宛名面を印刷するには、差し込み文書→完了グループ→完了と差し込み で「文書の印刷」を選択します。データファイルにあるレコードが順番に印刷されます。

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《補足説明》

喪中などでいつも送る年賀状を送れない場合は、次の操作をします。差し込み文書タブ→差し込み印刷の開始グループ→アドレス帳の編集 を選択します。「差し込み印刷の宛先」画面が表示されますので、喪中の人(サンブル五郎)のチェックを外します。

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年賀状を作って行く作業の途中で、データファイル(エクセルで作った住所録)の変更が必要になる場合もあります。データファイルの変更を年賀状の宛名面に反映させるには、次の操作をします。

先程の「差し込み印刷の宛先」画面で「データソース」欄の「年賀状住所録」を選択し、「最新の情報に更新」をクリックします。

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余白とフッターの関係
今回、ご紹介するのはワード2010の余白とヘッダーやフッターの関係です。

ヘッダーやフッターはページの余白部分にページ番号や日付、ファイル名などを表示する便利な機能です。でも、この機能が本文の邪魔をする場合もあります。

下図のように、フッターにページ番号を挿入したら、最後の行の文字列が消えたしまう事があります。実際は消えたのではなく、次のページに移動しただけなのですが、困った現象です。

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どうしてこのような現象が起きるのか、グリッド線を表示すると良く分かります。グリッド線は表示タブ→表示グループ→グリッド線 を選択すると表示されます。

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フッターを表示するには、挿入タブ→ヘッダーとフッターグループ→フッターフッターの編集 を選択します。

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グリッド線に沿うようにして文字は入力されますが、下図では最後のグリッド線より上にフッターの点線があります。このような状態では最後の行に文字を入力することはできません。余白の幅よりフッターの幅の方が広いためにこのような現象が起きます。

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では、余白とフッターの関係はどのようになっているでしょうか。余白はページレイアウトタブ→ページ設定→余白→ユーザー設定の余白 で確認できます。フッターはヘッダー/フッターツール→デザインタブ→位置グループ で確認できます。

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上の例では余白が20mmで、フッターの17.5mmより広くなっています。しかし、フッターの幅は用紙の下から文字の下までの長さになっています。そのため、文字の大きさだけフッターが本文の領域にはみ出してしまうのです。

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「下からのフッター位置」を下図のように8mmにすると、最後の行が表示されます。

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フッターの位置を調整するには、数値を入力する方法の他に、マウスでドラッグする方法もあります。縦のルーラーの下の方にある色が変わった部分を上下にドラッグすると、フッターの位置を自由に変えられます。

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余白とヘッダーやフッターは独立した機能です。余白の幅を変更してもヘッダーやフッターの幅は変わりませんので、注意が必要です。


《補足説明》

初期設定ではヘッダーが15mm、フッターが17.5mmになっています。

ヘッダーの幅も用紙の上から文字の上までの長さです。ヘッダー領域が本文の領域を浸食すると、その分だけ本文が下がります。

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