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アウトルック2007の連絡先
今回、ご紹介するのはアウトルック2007の連絡先機能についてです。

アウトルックエクスプレス(これからOEと呼びます)とアウトルックの大きな相違点は画面左下にある「画面切り替えボタン」である事は前回の記事「アウトルック2007の概要」で書きました。切り替えボタンの中でも「連絡先」はメールアドレスを管理する特に重要な機能です。

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OEではメールアドレスの管理をアドレス帳で行っていましたが、アウトルック2007では連絡先で行います。連絡先でメールアドレスの新規登録や変更・削除、更にアドレスのインポートやエクスポートも行います。アウトルック2007にもアドレス帳はありますが、連絡先機能で行った作業の結果が表示されるだけです。

連絡先ボタンをクリックすると下図のような画面になります。ビューの種類では連絡先の表示形式を「名刺」「連絡先カード」「電話番号リスト」等に変えられます。通常は「連絡先カード」にして置きます。右側にある広いスペースが連絡先や検索結果を表示する画面です。通常はもっと多くの連絡先カードが並んでいますが、今回は例題のため「総務太郎」さんの連絡先カードだけです。

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それでは連絡先カードを新規作成してみましょう。ツールバーから「新規作成」をクリックすると、「連絡先」画面が表示されます。この「連絡先」画面はツールバーではなく、リボンになっています。氏名やメールアドレス、住所などを入力してから、最後に「保存して閉じる」ボタンをクリックします。

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新規作成で登録した連絡先カードが連絡先に表示されます。連絡先に登録して置けば、メールを送信する時に宛先をアドレス帳から選択する事が出来ます。

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受信したメールからも連絡先に登録する事が出来ます。総務工房から届いたメールを例題にしてみましょう。

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総務工房を連絡先に登録するには、受信メールのプレビュー画面から送信者(総務工房)をクリックします。さらに右クリックをするとメニューが表示されますので、「次の名前で連絡先に追加」を選択します。名前を選択すると新規作成の時に開いた連絡先画面が表示されます。名前やメールアドレスは既に入力されていますので、他の情報を入力してから「保存して閉じる」ボタンをクリックします。

《補足説明》
OEにあったグループ機能は複数のメールアドレスをグループにまとめて、一括して送信できる仕組みでした。アウトルック2007では「配布リスト」で同じ事が出来ます。

連絡先画面で「新規作成」ボタンの右側にある▼をクリックすると、メニューが表示されます。「配布リスト」を選択すると、配布リストの作成画面が表示されます。

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配布リストに名前を付けてから、「メンバの選択」ボタンをクリックして表示されるアドレス帳からメンバにしたい人を選択します。名前の欄に選択したメンバの氏名やメールアドレスが表示されます。

一括して送信したい場合は、「宛先」ボタンをクリックして表示されるアドレス帳から、配布先リストの名前を選択します。



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