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リスト入力とVLOOKUP関数
今回、ご紹介するのはリスト入力と、VLOOKUP(ブイ・ルックアップ)関数を併用する方法です。

請求書や納品書などを作る時には品名や単価を入力します。しかし、品数が多くなると入力するのは大変です。そのような時にリスト入力とVLOOKUP関数を併用すると作業効率が大幅にアップします。

下図のような請求書を作る事にします。品名の列にリスト入力を設定して、単価の列にVLOOKUP関数を挿入します。

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リスト入力をするには、請求書とは別に単価表を作って置きます。この単価表の品名がリストになります。

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請求書のリスト入力をするセルを選択してから、データタブ→データツールグループ→データの入力規則 を選択します。「データの入力規則」画面が表示されますので、「入力値の種類」を「リスト」にします。次に「元の値」に先程作った単価表の品名の列(=$J$4:$J$14)を選択して入力します。

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この操作で、セルを選択するとセルの右側に▼ボタンが表示され、クリックするとリストが表示されます。品名をリストから選んで入力できます。リスト入力のメリットは、楽に正確に入力出来る事です。特にVLOOKUP関数を使う時は正確に入力する必要があります。

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次に、単価を入力するセルにVLOOKUP関数を挿入しましょう。VLOOKUP 関数の「V」 は、縦方向 (vertical) の検索を意味します。例題では請求書の品名から単価表の該当する単価を捜して来て、請求書の単価のセルに表示する事が出来ます。

VLOOKUP 関数を挿入するセルを選択してから、数式タブ→関数ライブラリ→検索/行列 を選択します。ドロップダウンメニューが表示されますので、VLOOKUP 関数を選択します。

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「関数の引数」画面が表示されますので、検索値に「D4」、範囲に「,$J$4:$K$14」、列番号に「2」、検索方法に「FALSE」を入力します。すると、単価表から「AB001」に該当する単価「3,765」を捜して、請求書に表示してくれます。

上図の引数についてもっと詳しくご説明します。検索値のD4は請求書の品名のセルです。範囲は単価表の項目名を除いた表全体です。必ず検索値が含まれる列が左端になります。列番号は目的とするデータ(単価)が検索値が含まれる列(品名)から数えて何列目になるかを入力します。例題では単価の列は品名の列から2列目ですから「2」を入力します。

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以上の事をまとめると、「検索したいデータを指定した範囲の左端から見つけて、その行の2列目にあるデータを表示する」になります。

引数の最後に検索方法を入力するようになっています。検索値がセル参照になっている場合は「FALSE」にします。FALSE(フォールス)はTRUE(ツルー)とセットになっていて、両者は「はい」と「いいえ」の関係になっています。

検索方法をFALSEにすると、検索値と完全に一致するデータだけを捜します。そして、検索値が含まれる列のデータは昇順になっていなくても構いません。

以上の操作で、請求書に品名をリスト入力をすると、すぐに単価が表示されるようになります。単価に変更があった時も、単価表を訂正するだけで対応できます。

《補足説明》
検索方法をTRUEにすると、検索値と完全に一致しなくても検索値未満の最大値が使用されます。TRUEは下図のような場合に使います。尚、検索方法が空欄の場合はTRUEになります。

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検索値は数字の「1」です。密度の列から「1」になるデータを捜しますがありません。そこで、1未満の最大値、つまり「0.946」を使用します。密度の2列目は粘性率ですから、検索結果は「2.17」になります。尚、検索方法がTRUEの場合は、検索値を含む列を昇順に並べて置く必要があります。



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