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パソコンの便利で使える小技をご紹介します。きっとあなたのお役に立てると思います。
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差し込み印刷
今回、ご紹介するのはワード2007の「差し込み印刷」です。

差し込み印刷とは使い回しのできる文書に他で作成したデータを埋め込んで印刷する機能のことを言います。例えば「臨時休業のお知らせ」の文書のように宛先だけを変えたい場合は差し込み印刷を使うと便利です。

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最初に文書に挿入するデータファイルを作成します。データはワードの表機能を使っても作成できますがエクセルを使った方が簡単です。エクセルで表を作る時はリスト形式で作ってください。リスト形式については以前の記事「リストの作り方」を参照してください。例題では分かり易くするために項目を「氏名」「会社名」「部署」の3つにしました。

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次に使い回しをする文書を作ります。文書を作ったらデータを挿入する箇所にカーソルを置きます。例題では宛先の場所になります。差し込み文書タブ→差し込み印刷の開始グループ→宛先の選択→既存のリストを使用 を選択します。保存してあるデータファイルを選択すると「テーブルの選択」画面が表示されますので、データを保存してあるSheet1を選択します。この操作でエクセルのデータがワードに読み込まれます。

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文章入力とフィールドの挿入グループ→差し込みフィールドの挿入 を選択すると、データの項目である「氏名」「会社名」「部署」が表示されますので挿入したい項目をクリックします。例題では最初に「会社名」を選択した後で改行してから「部署」と「氏名」を選択しています。「氏名」の後に敬称(様)を入力します。

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フィールドを挿入した結果は「結果のプレビュー」で確認する事が出来ます。エクセルで作った表のデータの順番に宛先が表示されます。

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印刷をする時は完了グループ→完了と差し込み→文書の印刷 を選択します。「プリンタに差し込み」画面が表示されますので、印刷したい範囲を指定します。後は普通に印刷するだけです。

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《補足説明》
文書を保存して再度開く時に下のような画面が表示されます。差し込み印刷をしたい場合は「はい」を選択します。

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差し込むデータを変更した時は次のようになります。同じ表の中のデータを変更した時には直ぐに差し込み印刷に反映されます。しかし、表の下の行や右の列に新たにデータを追加したような場合は反映されません。このような場合は「宛先の選択」をやり直す必要があります。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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編集の単位
今回、ご紹介するのはワード2007の編集単位についてです。

エクセルは基本的にセルとワークシートで構成されていますが、ワードにも基本的な構成があります。そして書式を設定する時はその構成に対して行います。ワードの基本構成(編集単位)を理解することはワードを操作する時に大変重要です。

ワードの編集単位を下の表にまとめてみましたのでご覧ください。ワードの編集単位は規模の小さい順に、文字列→段落→セクション となっています。それぞれの編集単位ごとに設定できる書式が決まっています。どの編集単位も最初に編集する範囲を選択してから書式を設定します。

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それでは実際の文章を使って編集単位についてご説明します。文字列を選択するには例文のようにマウスでドラッグなどをして範囲をしています。

段落は改行マーク(段落記号)で囲まれた部分です。ですから例え1文字もなくても1つの段落になる事もあります。国語で使う段落とは概念が違うので注意してください。例文では7つの段落があります。段落を選択するには段落の任意の場所でクリックするだけで結構です。

セクションはセクション区切りで囲まれた部分です。セクションを区切るには、ページレイアウトタブ→ページ設定グループ→区切り→セクション区切り で行います。例題では2つのセクションがあります。セクションを選択するにはセクションの任意の場所をクリックするだけです。

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編集単位ごとに設定できる書式がグループとして配置されています。文字列はホームタブのフォントグループに書式を設定するコマンドがあります。

段落はホームタブの段落グループとページレイアウトタブの段落グループに書式をするコマンドがあります。書式を設定できるのは段落単位であって行単位ではない事に注意してください。段落の中の行は改行されているように見えますが、実際は繋がっているひとつのまとまりに過ぎません。

セクションはページレイアウトタブのページ設定グループにコマンドがあります。ページ設定と言う名前になっていますが、書式を設定できるのはセクション単位であってページ単位ではない事に注意してください。

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《補足説明》
「段落の中の行は繋がっているひとつのまとまりに過ぎません」と説明しましたが、同じ段落の中で改行をしたい場合もあります。下の図のように段落番号の行の下に改行をして補足説明をしたい場合などです。このような場合は「任意指定の行区切り」を使います。行区切りをしたい場所でShiftキーを押しながらEnterキーを押すと↓マークが表示され、段落の中で改行が出来ます。例題では9行ありますが、段落の数は3つになっています。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表




小計と合計
今回、ご紹介するのはエクセル2007でデータの小計と合計をする方法です。

下の図のように同じ表の中に小計をするセルと合計をするセルがあった場合に、それぞれを計算する方法をご紹介します。ポイントは合計をする時に小計金額だけを計算の対象にする、あるいは参照範囲から小計金額だけを計算の対象外にする事です。

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合計をする時に通常使われる方法はSUM関数です。下の図のように小計セルにそれぞれSUM関数を挿入してから、合計セルにもSUM関数を挿入します。すると、合計セルのSUM関数は自動的に小計セルの金額だけを合計の対象として選択しますので、そのままEnterキーを押します。

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上記の方法をもっと簡単に行う方法があります。小計や合計のセルをCtrlキーを押しながらクリックして選択します。合計のセルまで選択したら最後にSUM関数のボタンをクリックします。この操作で小計と合計が正しく計算されます。

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SUM関数の他に、サブトータル(SUBTOTAL)関数を使う方法もあります。サブトータルとは小計の意味で次のような数式になります。

=SUBTOTAL(集計方法,参照範囲)

小計セルと合計セルにそれぞれ集計方法を9(合計)にしたサブトータル関数を挿入します。合計セルの参照範囲をデータ全体にすると、小計セルの金額は計算の対象外になり、他のデータだけが合計されます。

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《補足説明》
サブトータル関数の集計方法は合計の他にも平均や個数、最大、最小など11種類もあります。エクセル2007になってからは関数を手入力していくと、下の図のように集計方法の候補がリストになって表示されますので、簡単に入力できるようになりました。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表






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