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パソコンの便利で使える小技をご紹介します。きっとあなたのお役に立てると思います。
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重複データの処理方法
今回、ご紹介するのはエクセル2007で重複データを処理する方法です。

数多くのデータを扱っていると、入力ミスなどでデータが重複する場合があります。このような場合に、重複したデータを入力できないようにする方法があります。

下の図ではA7のセルにA6と同じデータを入力しようとするとエラーメッセージが表示され、入力する事が出来ません。これはA列のセルに入力規則を設定してあるからです。

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入力規則を設定するには、設定するセル(例題ではA3)を選択してから、データタブ→データツールグループ→データの入力規則 を選択します。「データの入力規則」画面が表示されますので、設定タブから「入力値の種類」を「ユーザー設定」にしてから、数式の窓に次の数式を入力します。

「=COUNTIF(A:A,A3)=1」

COUNTIFとは指定された範囲にあるセルのうち、検索条件に一致するセルの個数を返す関数です。上の数式で指定された範囲は「A:A」になっています。これはA列全体を範囲に指定しています。検索条件はA3セルの値です。=1とは必ず1個であることを意味しています。つまり、A3セルに入力したデータはA列全体の中で1個しかない事になります。2個になる(重複している)とエラーメッセージが表示されます。

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A3セルをコピーしてA列の他のセルにも貼り付けます。

エラーメッセージは自由に変える事が出来ます。「データの入力規則」の画面で「エラーメッセージ」タブを選択して、タイトルやエラーメッセージの窓に自由に入力します。例題ではタイトル欄には「注意してください!」が、エラーメッセージ欄には「既に入力した値です」が入っています。

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《補足説明》
上記の説明は入力する時に重複しないようにする方法ですが、重複してしまったデータを削除する方法もあります。

該当するデータの範囲を指定してから、データタブ→データツールグループ→重複の削除 を選択します。「重複の削除」画面が表示されますので、対象となっている列を確認してOKボタンをクリックします。

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例題ではA列とB列のデータが重複している7行目が削除されました。A列だけが重複していても削除されません。A列のデータだけが入力ミスの場合もあるからです。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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データの統合
今回、ご紹介するのはエクセル2007でデータを統合する方法です。

複数のワークシートにあるデータを串刺すようにして集計する方法については、前回の記事「串刺し計算」でご説明しました。串刺し計算をする場合は複数のワークシートにあるデータが同じ条件である事が必要でした。

下の図のようにデータの数や種類がワークシートによって異なる場合は串刺し計算は使えません。このような場合は「データの統合」を使います。「データの統合」は複数のシートにあるデータの範囲を指定して、その範囲にある同じ項目や種類のデータを統合する機能です。

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最初にタイトルを任意のセルに入力してから、集計結果を表示するセルを選択します。次にデータタブにあるデータツールグループの中から「統合」を選択すると「統合の設定」画面が表示されます。

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「統合の設定」画面で集計の方法を「合計」にしてから、統合元範囲の窓の右にあるボタン(○印)をクリックすると、画面が折り畳まれて範囲を指定できるようになります。最初に4月のワークシートにある表の項目とデータを範囲指定してから、窓の右にあるボタン(○印)をクリックすると設定画面が元に戻ります。設定画面で「追加」ボタンをクリックすると、統合元の窓に指定した範囲が表示されます。

ei37-3.gif


同じ操作を5月と6月のシートの表にも繰り返します。統合元の窓に全ての範囲を設定できたことを確認したら、統合の基準の欄にある「上端行」と「左端列」にチェックを入れます。上端行は売上金額の項目で、左端列はパソコンなどのデータの種類です。項目別、種類別にデータを統合するという意味です。OKボタンをクリックするとデータは統合されますので、罫線や列幅などの書式を整えれば完成です。

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《補足説明》
「統合の設定」画面で、統合の基準の欄にある「統合元データとリンクする」にチェックを入れると、元になるデータを変更した場合には統合されたデータにも変更結果が反映されます。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




串刺し計算
今回、ご紹介するのはエクセル2007の串刺し計算(3D集計)です。

串刺し計算とは、複数のワークシートにあるデータを串を刺すようにして集計する方法です。月別に作ったワークシートのデータを項目別に合計するような場合に使います。複数のワークシートを操作する方法については「シートのコピー」と「作業グループ」の記事をご覧ください。

それでは実際に操作をしてみましょう。例として4月から6月までの「商品別売り上げ」の表を作ります。最後のワークシートに「4半期合計」の表を作り、4月から6月の商品別合計金額を計算します。同じ種類のデータの入っているセルの住所はすべて同じです。

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最初に「4半期合計」のパソコン売上金額のセルを選択して、SUM関数を入力します。SUM関数はホームタブ→編集グループ→オートSUM で入力できます。

次に4月のシート見出しをクリックしてから、SHIFTキーを押しながら6月のシート見出しをクリックします。

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次に串刺すセルを選択します。今回はパソコン売上金額を合計したいので、4月のシートにあるパソコン売上金額のセルをクリックします。ENTERキーを押すと「4半期合計」シートのパソコン売上金額のセルに4月から6月までのデータが合計されます。

「4半期合計」シートのパソコン売上金額のセルには「=SUM('4月:6月'!C5)」の数式が挿入されます。C5はセルの住所です。

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最後にC5のセルに挿入された数式を下のセルにオートフィルを使ってコピーします。以上の操作で4月から6月までの項目別のデータが合計できました。合計した後で各シートの金額を変更しても合計金額は自動的に更新されます。

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《補足説明》
串刺し計算は表の項目やセル住所が同じ場合に使う事が出来ます。項目が違う場合、例えば上の例では6月だけサプライ品が追加されていたり、5月だけプリンターが無かったりする場合は計算できません。そのような場合は次の記事でご紹介する「データの統合」を使います。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




索引を作る
今回、ご紹介するのはワード2007で索引を作る方法です。

索引とは本の中の語句や事項などを抽出して一定の順序(あいうえお順など)に配列し、その語句や事項のあるページを示した表のことです。索引はインデックスとも言いますが、 知りたい言葉をダイレクトに探すときに便利で、大概は本の最後のページにあります。

ワード2007は索引を簡単に作る事が出来ます。また、一度作った索引を本文の変更に連動して更新する事も出来ます。今回はワードの「仮の文章」を基にして索引を作りました。

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索引のコマンドは参考資料タブの索引グループにあります。

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索引を作るには最初に本文の中から索引に登録したい単語や文字列、記号を選択します。登録したい単語などをマウスでドラックして選択したら、参考資料→索引グループ→索引登録 をクリックして「索引登録」画面を表示させます。

選択した文字列が登録(メイン)に表示されますので、「すべて登録」ボタンをクリックします。「すべて登録」にすると、文中にある同じ文字列の全てを索引登録する事が出来ます。「すべて登録」ボタンをクリックすると、選択した文字列の後ろに「索引登録フィールド」が表示されます。このフィールドは画面には表示されますが、印刷に反映されません。

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「索引登録」画面を開いたまま、同じ操作で他の文字列を続けて登録します。最後の文字列を登録したら、閉じるボタンをクリックして索引登録を終了させます。

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次に、索引を文中に挿入します。挿入したい場所にカーソルを置いて、参考資料→索引グループ→索引の挿入 をクリックして「索引」画面を表示させます。書式を「フォーマル」にしてOKボタンを押すと索引が挿入されます。「索引」画面で「頭文字の分類」は「あいうえお」になっていますが、登録した単語の中にアルファベットがあった場合はアルファベットが先に表示されます。

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索引を作った後で文章を再編集すると、索引のページ番号がズレる場合もあります。このような時は索引の更新をします。索引の任意の場所をクリックしてから、「索引の更新」ボタンをクリックすると、索引は最新の状態になります。

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《補足説明》
文字列を索引登録すると、文字列の後ろに「索引登録フィールド」が表示されます。このフィールドが邪魔な時は非表示にできます。ホームタブ→段落グループ→編集記号の表示/非表示 をクリックします。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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