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目次を作る
今回、ご紹介するのはワード2007で目次を作る方法についてです。

長文を書く時に目次は欠かせません。第1章、第1節、1ページ・・・等々、本文の構成が分かるように作り、見たい場所をすぐ見る事が出来るようにします。目次を見れば本の概要が分かるので、私も書店で本を買う時は最初に目次を見ます。

でも、目次を本文を書いた後で作るのは大変な作業です。それに本文の構成を変更した時は目次も変更しなければなりません。

ワード2007には目次を簡単に作る機能があります。目次を作るには本文をアウトラインモードで書く必要があります。前々回の記事「アウトライン」と前回の記事「図表番号」で使ったファイルを今回も使ってご説明します。

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目次を作るには本文の前に目次のページを作ってから、1行目に「目次」と入力して改行します。次に参考文献のタブにある目次グループから「目次」をクリックして「目次の挿入」を選択します。「目次」の画面が表示されますので、書式を「フォーマル」にしてOKボタンをクリックすると目次が作成されます。

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次に図表目次を作ります。目次の下の行に「図表目次」と入力して改行します。参考文献→図表→図表目次の挿入 を選択すると、「図表目次」の画面が表示されます。書式を「フォーマル」にしてOKボタンを押すと図表目次が作成されます。

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目次や図表目次の見たい場所をCTRLキーを押しながらクリックすると、見たいページや図表にジャンプできます。目次に戻るには、ALTキーを押しながら矢印キー「←」を押します。

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本文の構成や図表を変更した場合は、目次や図表目次を選択してから、それぞれの更新ボタンをクリックすると最新の状態になります。

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《補足説明》
タブリーダーの線種や「目次」や「図表目次」の書式は自由に変えられます。今回は細かい点線と「フォーマル」にしましたが、本文の内容に合わせて選択しましょう。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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図表番号
今回、ご紹介するのはワード2007の図表番号と相互参照です。

文章を作っている時に、関連する「図」や「表」を参照したい場合があります。特に「図表」を文章から離して配置してある時は関連付けが必要です。このような場合は図表に番号を付けて、文章の中に図表へジャンプできるリンク(相互参照)を埋め込みます。

下の図は分かり易くするために、図を本文の下に斜めに配置してあります。図は本文の間に別々に配置しても構いませんし、縦に並べて配置しても構いません。但し、同じ行に横に並べると、同じ図表番号として認識されてしまいます。

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最初に図表番号を挿入します。図の下の行にカーソルを置いて、参考文献→図表→図表番号の挿入 で「図表番号」の画面が表示されます。「ラベル」で図を選択してから「図表番号」で図のタイトルを入力します。

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次に、文章の中で図を参照したい箇所に相互参照を挿入します。参照したい個所にカーソルを置いてから、参考文献→図表→相互参照 で「相互参照」の画面が表示されます。「参照する項目」を「図」にすると「図表番号の参照先」に先程設定した図表番号が表示されますので選択して「挿入」ボタンをクリックします。

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以上の操作を「図2」と「図3」に対しても行います。相互参照が挿入されたら分かり易くするために前後に()カッコを入力します。相互参照の文字列の上にポインタを置いて、CTRLキーを押しながらクリックすると参照先の図にジャンプできます。参照先の図から元の文章に戻るには、ALTキーを押しながら矢印キー(←)を押します。

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図を後から追加した場合は図表番号は自動的に更新されます。下は「図2」と「図3」の間に新しい図を追加した場合です。新しい図の図表番号は「図3」になり、今まで「図3」だった図は「図4」に更新されます。しかし、相互参照の文字列は自動更新されません。更新するためには文字列をクリックしてから「F9」キーを押します。

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《補足説明》
図表番号を挿入すると「図表目次」を作る事が出来ます。「図表目次」については次の記事でご紹介します。




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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




アウトライン
今回、ご紹介するのはワード2007のアウトライン機能です。

学校で作文を書く時に先生から「作文は最初に構成を考えてから書いてね」と教わった事はありませんか?構成とは文章の骨格の事です。自分で書きたい文章の骨格を最初に決めて置いて、後から細部を肉付けすればしっかりした文章を書けるようになります。

ワード2007には文章の構成を簡単に作る機能があります。それが「アウトライン」です。長文を書く時には欠かせない機能です。

下の図は分かり易くするために見出しや本文を「あいうえお」にしたものです。大見出しが「ひらがな」でその本文が「あいうえお」です。構成はレベル1(章)、レベル2(節)、レベル3(項)の順になっています。

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それではアウトラン文書を作成してみましょう。最初に画面表示を「アウトライン表示」に切り替えます。画面右下の「表示切替」ボタンから、「アウトライン」を選択します。画面をアウトラインに切り替えるとアウトラインタブが表示されます。

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下の図のように、1行目に「ひらがな」と入力して大見出しにします。次にアウトランタブにあるアウトラインツールグループから「標準文字列」を選択して本文を入力します。本文を入力した後で改行したら「レベル下げ」を選択してレベル2の中見出しを入力します。レベルの上下ボタンを操作してアウトライン文書を作ります。

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アウトライン文書ができたら編集をしてみましょう。最初にアウトライン文書をレベル別に見てみましょう。アウトラインタブにあるアウトラインツールグループの「レベルの表示▼」を選択します。「レベル1」を選択すると大見出しだけが表示されます。大まかな内容を確認する時に便利です。

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次に「展開」と「折りたたみ」ボタンを選択します。レベル1の文字列にカーソルを置いて「展開」を選択するとレベル2までが表示されます。さらにボタンをクリックするとレベル3まで表示されます。反対に「折りたたみ」ボタンをクリックすると、その度に下位のレベルが非表示になります。

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文章の構成が分かり易くなるためにアウトライン番号を付けてみましょう。番号を付けたい段落にカーソルを置いてからホームタブにある段落グループからアウトラインを選択します。今回は「第1章、第1節、第1項」のリストを選択します。

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文章のレベルは上下ボタンやマウスのドラッグで自由に変更する事が出来ます。レベルを上下するとアウトライン番号(章、節、項など)も自動的に更新されます。

《補足説明》
アウトラインと共に長文を書く時に欠かせない機能に「図表番号」「目次」「索引」「参考文献」「脚注」があります。それぞれの機能については別の記事でご紹介します。




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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表




ふりがなを下に表示する方法
今回、ご紹介するのはワード2007のふりがなの操作方法です。

ふりがなは普通、漢字の上に表示しますが、場合によっては漢字の下に表示した方が見栄えが良い時もあります。上に表示されているふりがなを下に表示してみましょう。

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最初に漢字の上にふりがなを表示する方法をご紹介します。漢字を選択してから、ホームタブにあるフォントグループの中から「ルビ」を選択します。ルビの画面が表示されますので、ふりがなを入力します。

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次に、漢字の下にふりがなを表示する方法をご紹介します。漢字を選択してから右クリックをして表示されるショートカットメニューから「フィールドコードの表示/非表示」を選択してフィールドコードを表示させます。

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ここでフィールドコードについて簡単にご説明をします。フィールドコードとはプログラム(命令文)の事で、{ } で囲まれた文字列の形式になっています。フィールドコードにはページ番号、日付、ルビ、ファイル名、計算式、宛名などがあります。

フィールドコードを挿入すると、状況に応じて表示が変わります。例えば日付のフィールドコードを挿入すると日付が自動的に更新されます。

ルビもフィールドコードを使っていますので、フィールドコードを書き換えれば表示方法も変わります。表示されたフィールドコードの中にある「¥up」を「¥do」に書き換えます。「¥up」は上を、「¥do」は下を意味します。

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書き換えた後は右クリックして表示されるショートカットメニューから「フィールドコードの表示/非表示」を選択して今度はフィールドコードを非表示にします。すると漢字の下にふりがなが表示されるようになります。


《補足説明》
ルビを表示するために旧バージョンではメニューバーから書式→拡張書式→ルビ の操作をしました。この拡張書式にはルビの他にも、囲い文字、縦中横、組み文字、割注がありました。ワード2007になって、ルビと囲い文字はフォントグループでアイコンになりましたが、他の拡張書式はどこに行ってしまったのでしょうか?

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縦中横、組み文字、割注は段落グループの「拡張書式」アイコンに集約されてしまったのです。でも、拡張書式のアイコンは「文字の拡大」のアイコンが使われていて、一目見ただけでは拡張書式がこのアイコンの中にあるとは分かりません。どうしてこのような配置になってしまったのか不明ですが、マイクロソフトに改善を希望します。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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