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分数の入力
今回、ご紹介するのはワード2007の分数の入力方法です。

下の図のように文中にある数字を分数に変えるには、ワード2003までは「フィールドコード」か「数式エディタ」を使う必要がありました。どちらも操作はかなり複雑でしたが、ワード2007の数式ツールを使うと簡単に分数を入力できます。

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1.挿入タブにある「記号と特殊文字」グループの「数式」のアイコンをクリックします。カーソルのある場所に「コンテンツコントロール」が表示されますので、コンテンツコントロールの中に数字を入力します。

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2.コンテンツコントロールの右下にある▼をクリックするとショートカットメニューが表示されますので、「2次元形式」を選ぶと数字が分数になります。この分数は文字として扱えますので、書式を自由に変える事が出来ます。

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《補足説明》
上の説明ではコンテンツコントロールに直接数字を入力しましたが、数式ツールのデザインタブにある「構造」グループから数式を選んで入力する方法もあります。分数の他にも様々な数式を簡単に入力する事が出来ます。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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ワードのファイルの互換性
今回、ご紹介するのはワードの旧バージョンと2007バージョンとのファイルの互換性についてです。

エクセルについては「ファイルの互換性についての疑問」の記事でご紹介しました。その記事の最後に「同じオフィスの製品でもエクセルとワードではファイルの互換性が微妙に違う」と書きました。具体的にどう違うのかご説明します。

1.リボンの表示

ワード2007で旧バージョンのファイルを「互換モード」で開くと、使えない機能はリボンではグレーアウトします。例えば「テーマ」機能は2007バージョンでしか使えないのでグレーアウトになってしまいます。

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また、アイコンの機能が変わる場合もあります。スマートアートは2007バージョンの新機能ですが、互換モードでは旧バージョンにもある「図表」機能になってしまいます。下の図のようにスマートアートアイコンをクリックすると「図表ギャラリー」が開きます。

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ところがエクセル2007で旧バージョンのファイルを「互換モード」開いてもリボンの表示に変化はなく、すべての機能がそのまま使えます。その代わり、ファイルを保存する時に「互換性チェック」が行われます。

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使えない機能はワードのように最初から教えて貰った方が親切ですね。

2.図表とスマートアート

旧バージョンで作った図表をワード2007の互換モードで開くと、そのまま図表として操作が出来ます。さらにワード2007に変換すると、書式は失われてしまいますがスマートアートになります。下の図は互換モードで表示される図表を2007バージョンに変換して、スマートアートになったところです。

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ところがエクセルで同じ操作をすると、旧バージョンで作った図表は一つの図形になってしまって、個々の図形や文字の加工が出来なくなります。エクセル2007に変換しても図形のままです。下の図は旧バージョンで作った図表を互換モードで開いて図形になったところです。

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このようにワードとエクセルではファイルの互換性が異なります。ワードのほうが互換性について配慮が行き届いているように思われます。

《補足説明》
上記の説明は私が操作して感じた事で、まだワードとエクセルでは互換性について相違点があるかもしれません。この記事を読んで他にもあると思われた方はコメントをして頂ければ助かります。

なお、パワーポイントについての説明は割愛させて頂きました。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




ファイルの互換性についての疑問
今回、ご紹介するのはエクセル2007のファイルと旧バージョンのファイルとの互換性についてです。

ファイルの互換性については、総務工房のサイトにある「新しいファイル形式」のページで詳しくご紹介していますのでご覧ください。今回は実際に操作をしていて疑問に思った事をまとめてみました。

エクセル2007と旧バージョンとでファイルの交換をする場合で良く行う操作が、旧バージョンのファイルをエクセル2007のファイルに変換する操作と、エクセル2007のファイルを旧バージョンで開く操作です。この2つの操作に絞って疑問点とその解決策をご紹介します。

○旧バージョンのファイルをエクセル2007のファイルに変換する場合

1.旧バージョンのファイルもそのまま残して置きたい時はどうするの?

旧バージョンのファイル(.xls)を2007バージョンのファイル(.xlsx)に変換するには、旧バージョンのファイルを開いてから、オフィスボタンにある「変換」をクリックします。この操作をすると、ファイルは2007バージョンのファイル(.xlsx)になり、旧バージョンのファイル(.xls)に戻すことはできません。

旧バージョンのファイルもそのまま残して置きたい時は、旧バージョンのファイルを開いて、オフィスボタン→名前を付けて保存→Excelブック を選択して2007バージョンで保存します。保存する時は拡張子が違うので、旧バージョンのファイルと同じ名前で同じフォルダに保存しても構いません。この操作で新旧2つのファイルを作る事が出来ます。

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2.旧バージョンで作った図表は2007バージョンに変換するとどうなるの?

図表とは「組織図」などのように、図形や文字の集まりです。図表は2007バージョンに変換すると一つの図形になってしまいます。変更がなければそのまま使えばよいのですが、図や文字の一部を変更した時は、新たにスマートアートを使って作り直す事になります。

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○旧バージョンで2007バージョンのファイルを開く場合

1.互換機能パックはどんな働きをするの?

互換機能パックを旧バージョン(オフィス2000以上)にインストールすると、2007バージョンで作ったファイルを開いて編集し、保存することが出来ます。また、その際に新機能を旧機能に変換します。

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総務工房の受講生でも誤解されている方がいますが、互換機能パックは(.xlsx)を(.xls)に変換している訳ではありません。新機能を旧バージョンでも扱える旧機能に変換しているのです。例えば、2007バージョンにしかないセルの塗り潰しの色を旧バージョンでも扱える色に変換するなどの作業です。

2.2007バージョンで作ったスマートアートは旧バージョンで開くとどうなるの?

スマートアートは2007バージョンの新機能ですから、旧バージョンで開くと一つの図形になってしまいます。変更がない場合はそのまま使ってもよいのですが、図形や文字の一部を変更した時は、図表機能を使って作り直す必要があります。

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3.2007バージョンで作ったファイルを旧バージョンで編集した後はどのように保存したら良いの?

上書き保存をすると2007バージョンのファイル形式(.xlsx)になります。再びこのファイルを開く時は最初と同じように新機能が旧機能に変換されます。旧バージョンのファイル形式(.xls)で保存するには、「名前を付けて保存」で「Micosoft Excel ブック」を選択して保存します。

《補足説明》
2007バージョンで作ったファイルを旧バージョンで編集した後で、新旧どちらのファイル形式で保存するかは自由ですが、(.xlsx)にするとファイルサイズが小さくなります。しかし、旧バージョンで開くたびに「ファイルを変換しています」のメッセージが表示されるのは鬱陶しいですね。

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また、同じオフィスの製品でもエクセルとワードあるいはパワーポイントでは、新旧のファイルを扱う時に微妙に操作方法が異なっていますのでご注意ください。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




リストの作り方
今回、ご紹介するのはエクセル2007でデータベースを利用する時に基本となる表、リストの作り方です。

テーブルの便利な使い方」と「ピボットテーブルの便利な使い方」でエクセルのデータベース機能についてご紹介しましたが、「データベースの表と普通の表ではどこが違うの?」という質問を複数頂きましたので、今回はデータベース機能を使う時に基本となる表、リストの作り方についてご説明します。

普通の表とは下のように、表として完成していて、原則としてデータの追加をしない表の事です。表の上にはタイトルがあり、下には集計行があるのが一般的です。データを追加するには、集計行の上に行を挿入するか、予め空白行を作って置く必要があります。

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データベースの基本となるリストは下のように、頻繁にデータの追加をする場合に作ります。データを追加する時は最終行の下の行にデータを次々と入力します。集計は知りたい時に後から表示する事が出来ます。

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リストには構成する部分に名前が付いています。表の先頭行にある列見出しを「フィールド名」と呼びます。フィールド名を先頭にする列を「フィールド」、行を「レコード」と呼びます。

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リストを作るためには条件があります。条件は下記の通りです。

1.1枚のワークシートに、1つのリストを作成する
2.リストの周りに1つ以上の空白列や空白行を入れる
3.列見出しは、書式を変える
4.リスト内には、空白列や空白行を使わない
5.同じフィールドには同じ種類のデータを入力する

1.1枚のワークシートに、1つのリストを作成する
Excelの機能の中には、フィルタ(抽出)のように、一度に1つのリストでしか使用できない機能もあるからです。

2.リストの周りに1つ以上の空白列や空白行を入れる
リストのデータと他のデータを分離するためです。データを分離してあると、リスト内の任意のセルを選択しただけで、並べ替えや抽出、さらにはテーブルへの変換も簡単に出来ます。

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3.列見出しは、書式を変える
列見出しは、リスト内のデータと区別するため、データと異なる書式(フォント、パターン、罫線など)を設定します。また、見出しのセルの書式は、必ず文字列にします。

4.リスト内には、空白列や空白行を使わない
リスト内に空白列や空白行を入れると、1つのリストとして認識されません。

5.同じフィールドには同じ種類のデータを入力する
リストの中のセルを結合したり、セルの中にデータを2段以上に分けて入力したりするとデータベース機能は制限されます。

リストをテーブルに変換すると、データを追加入力する時や集計する時に便利になります。テーブルの機能については「テーブルの便利な使い方」をご覧ください。また、データを詳しく分析したい場合はピボットテーブルを使うと便利です。ピボットテールの機能については「ピボットテーブルの便利な使い方」をご覧ください。

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《補足説明》
リストからデータを抽出する時に非表示になる事があるため、リスト以外の重要なデータは、リストの左右に入れないようにします。できればリスト以外で重要なデータは、リストの対角線のスペースに入れるようにします。こうすれば、列や行を挿入、削除してもデータを守る事ができます。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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