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ピボットテーブルの便利な使い方
今回、ご紹介するのはエクセル2007のピボットテーブルの便利な使い方です。

ピボットテーブルの基本操作については「エクセル2007のピボットテーブル」でご紹介しました。今回はピボットテーブルのグループ機能とフィルタ機能についてご説明します。

ピボットテーブルはエクセルをデータベースとして使う時に便利な機能です。データベースとして使う時は先ず、表をテーブルに変換します。テーブルにも便利な集計機能がありますが、出来ない事もあります。例えば下のテーブルで月単位の売上金額を集計したい場合や、製品ごとに売上先別、日付別の売上額を知りたい場合などです。ピボットテーブルを使うと、様々な角度でデータの分析ができます。

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ピボットテーブルを挿入するには、テーブルの集計行を非表示にしてから、テーブル内の任意のセルを選択します。挿入タブのテーブルグループにあるピボットテーブルを選択します。ピボットテーブルのフィールドリストが表示されますので、レポートに追加するフィールドを選択します。今回は下の図のような配置にします。すると下のレポートのように日付別、売上先別の売上額を集計できます。

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このレポートでは月単位の売上額が分かりません。そこで、同じ月の日付をグループ化します。最初に任意の日付のセルを選択してから、ピボットテーブルツール→オプションタブ→グループ→グループの選択 でグループ化の画面が表示されます。単位を「月」にすると月別の売上額が集計されます。

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次に、製品ごとの日付別、売上先別の売上金額を集計してみましょう。レポートフィルタのボックスに「製品」のフィールドをドラッグします。するとレポートの上にレポートフィルタが表示され、製品を抽出する事が出来ます。例題では製品2を抽出しています。

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《補足説明》
ピボットテーブルのフィールドリストにあるボックス間でフィールドを自由に移動できます。フィールドを自由に移動することで、様々な角度でデータを分析できます。下のレポートはレポートフィルタに日付を、列ラベルに売上先を、行ラベルに製品を、値に売上額を入れてあります。これで、日付ごとの製品別、売上先別の売上額を知る事が出来ます。

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なお、データベースは毎日のようにデータを追加するのが特徴です。テーブルにデータを追加入力したらピボットテーブルも更新しましょう。更新するには、ピボットテーブルツール→オプションタブ→データグループ→更新 を選択します。 



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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テーブルの便利な使い方
今回、ご紹介するのはエクセル2007のテーブル機能の便利な使い方です。

エクセル2007のテーブルについては、以前の記事「テーブル」で基本操作についてご紹介しました。今回はテーブルのデータベース機能に焦点を絞ってご紹介します。

データベースとは多くのデータを集めて簡単に集計する仕組みの事ですが、エクセルでデータベース機能を使うと便利な時は、売り上げ日報などのように毎日のように多くのデータを入力する場合です。

一般的な表ではデータを追加入力する時は行を挿入したり、予め空白行を作って置いたりしなければなりません。テーブルのようなデータベース機能を使うとデータの追加入力が簡単にできるようになります。さらに、データの集計機能も強化されます。

一般的な表をテーブルに変換するには表の中の任意なセルを選択してから、挿入タブのテーブルグループにある「テーブル」を選択します。

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テーブルに変換されると、テーブルツールとその中にあるデザインタブが表示されます。テーブルの縞模様などのスタイルは自由に変更できます。それでは、テーブルの主な機能をご紹介します。

1.データの追加入力

データを追加して入力したい場合は、最終行の下のセルに日付などのデータを入力するだけでテーブルが自動的に拡張します。書式や数式はそのままコピーされます。

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2.データの集計

データを集計したい場合は、次の操作をします。デザインタブ→テーブルスタイルのオプショングループ→集計行にチェックを入れる。テーブルの最下部に集計行が表示され、売上額が合計されます。データを続けて入力する場合は集計行のチェックを外しておきましょう。

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3.データの抽出

テーブルに変換すると項目セルにオートフィルタの▼が付きます。今回は売上先でA商事を抽出してみましょう。売上額の合計に注目してください。A商事の売上額だけが再集計されています。

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4.項目名の表示

データベースの表は大きくなりますので、下にスクロールすると項目が見えなくなります。一般的な表では「ウィンドウ枠の固定」機能を使って項目が見えるようにします。しかし、テーブルに変換すると項目セルが隠れると自動的に「列番号」に項目名が表示されます。

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このように、テーブルに変換すると便利な機能が数多くあります。データベースとしてエクセルをお使いの時はテーブルに変換することをお勧めします。

《補足説明》
データの集計で出来るのは合計だけではありません。集計行に表示される▼をクリックすると複数の集計方法を選べます。

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テーブルでは月別の売上額などのような詳しい分析をする事は出来ません。テーブルで入力したデータを様々な角度で分析する「ピボットテーブル」については次回の記事でご紹介します。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




データバー・カラースケール・アイコンセット
今回、ご紹介するのはエクセル2007の条件付き書式にある、データバー・カラースケール・アイコンセットです。

この3つの機能はエクセル2007になって使えるようになりました。旧バージョンを使っている人から「2007になってどう変わったの?」と質問された時、この3つの機能を最初に説明する人も多いと思います。操作が簡単で見栄えも良いからです。この記事ではこの3つの機能がそれぞれどんな特徴があり、どのような場面で使えば効果的なのかをご説明します。

操作は3つの機能ともに、セルの範囲を指定してから、ホームタブ→スタイルグループ→条件付き書式 でそれぞれの機能を選択します。

1.データバー

データバーは名前のとおり数値の大きさを横棒で表示する機能です。大きい数値は棒が長く、小さくなるほど棒は短くなります。エクセルのグラフ機能で「横棒」を選択した時と同じ効果を得られ、色は変える事ができます。あらゆるデータの比較に使えます。

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2.カラースケール

カラースケールは色のグラデーションで数値の大小を示してくれます。セル範囲の中で最大値と最小値のセルに表示する色を決め、他のセルのデータが両者の間のどの辺りに位置するかを色の濃淡で表すことができます。このため、下の表のように気温の分布状況を把握したい時などに便利です。

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3.アイコンセット

アイコンセットは集団の中で数値が属するランクを3~5つのグループに分類してくれます。下の表のように、最大値と最小値の間を3等分して「しきい値」を決め、どのグループに属するかでアイコンが表示されます。

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「しきい値」は自由に変更できます。人間が快適と感じる気温は15℃~25℃までのようですので、15℃未満は寒い、25℃以上は暑いとなるように「しきい値」を変えてみます。「しきい値」を変えるには、ホームタブ→スタイルグループ→条件付き書式→ルールの管理 を選択します。「条件付き書式ルールの管理」画面が表示されますので、アイコンセットのルールを選んでから「ルールの編集」を選択します。

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「書式ルールの編集」画面が表示されますので、ルールの内容を変更します。最初に「種類」をパーセントから数値にします。次に値を入力します。アイコンの色も高温が赤、低温が緑になるように「アイコンの順序を逆にする」をオンにします。

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これで15℃~25℃の適温の月がどれくらいあるか分かるようになりました。沖縄が一番適温の月が多いですね。沖縄に移住したい(笑)。

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《補足説明》
データバーはセルの幅を広めにすると長短が分かりやすくなります。アイコンセットはグラフの凡例のようにアイコンの説明を入力しておくと分かり易くなります。カラースケールは例題では2色でしたが、3色もあります。3色にすると中間にあるデータの分布が良く分かるようになります。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




スマートアートで組織図を作る
今回、ご紹介するのはワード2007のスマートアートで組織図を作る方法です。

組織図とは組織の責任の所在と責任の範囲を表した図の事です。組織図を作る機能はワードの旧バージョンにもありましたが、ワード2007になってより豊かな表現を簡単に作る事が出来るようになりました。

スマートアートを挿入するには、挿入タブから図グループにある「SmartArt」を選択します。「スマートアートグラフィックスの選択」画面が表示されますので、階層構造の中にある「組織図」を選択します。

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組織図の基本型が表示されます。左側にテキストウィンドウを表示させて文字を入力したり、図形を追加することもできますが、今回は図形を直接操作します。最初に図形の中に文字を入力します。次に、図形に効果を与えるために「SmartArtツール」にある「デザインタブ」から「色の変更」の中にある「カラフル」を選択します。また、「SmartArtのスタイル」から「光沢」を選択します。

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それでは組織図に図形を追加してみましょう。最初に社長の下に「秘書」を追加します。秘書は社長のアシスタントですから上下関係から横に張り出した形になります。社長の図形を選択した後で、デザインタブ→グラフィックスの作成→図形の追加→アシスタントの追加 を選択します。

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次に「部」の下に「課」を追加します。総務部の図形を選択した後で、デザインタブ→グラフィックスの作成→図形の追加→下に図形を追加 を選択します。追加された図形に「経理課」と入力します。

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さらに、「経理課」と並べて「人事課」の図形を追加します。「経理課」を選択した後で、デザインタブ→グラフィックスの作成→図形の追加→後に図形を追加 を選択します。追加された図形に「人事課」と入力します。同じ階層の図形は同じ色になります。

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ワード2007の組織図の場合は個々の図形ごとに効果を与えられます。「秘書」の図形と文字に効果を与えてみます。秘書の図形を選択してから、書式タブ→図形のスタイル→図形の塗り潰し を選択して図形の色を変えます。次に書式タブ→ワードアートスタイル を選択して文字に効果を与えます。

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《補足説明》
旧バージョンの組織図も図形としてはかなり工夫を凝らした機能でしたが、雛型の種類が少なく、操作も難しい所がありました。ワード2007のスマートアートの場合は横方向の階層も表現できるなど雛型の種類も多く、リボンを使った操作も楽で、図形や文字に対して多様で品質の高い効果を与える事ができます。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




スマートアートで文字に効果を与える
謹賀新年 今年も「小技で一本!」をよろしくお願い申し上げます。

今年、最初の記事はワード2007のスマートアートで文字に効果を与える方法です。

ワードにスマートアートを挿入するには、挿入タブ→図グループ→SmartArt を選択します。「スマートアートグラフィックスの選択」画面が表示されますので、今回は集合関係から「中心付き循環」を選択します。文字を挿入できるグラフィックスは図形の中に「-」のマークがあります。

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今回は文字への効果を確認するために、周りの図形を削除して中心の図形だけを使います。お正月と言う事で、図形に「お正月」と入力します。文字は図形一杯に広がります。

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最初に文字のフォントやサイズなどを調整します。調整するには普通の文字と同じようにホームタブのフォントグループやミニツールバーを使います。今回はフォントをAR丸ゴシック体Mに、サイズを28ポイントの太字にします。

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次に文字に効果を与えます。効果を与えるには、SmartArtツールの書式タブにあるワードアートスタイルグループを使います。

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最初にワードアートの▼をクリックして表示される文字のサンプルから塗り潰しは「アクセント2」を、面取りは「艶消し」を選択します。これで文字の視覚的な印象も随分変わります。

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さらにインパクトを与えるために文字を変形してみます。「文字の効果」の▼をクリックして表示されるメニューの中から「変形」を選択して、「下凹レンズ」にします。文字を凹レンズで見たような効果を与える事が出来ました。

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「文字の効果」のメニューには変形の他にも影、反射、光彩、面取り、3D回転があり、文字に様々な効果を与える事ができます。


《補足説明》
旧バージョンで上記のような事ができるかどうか試してみました。先ず、オートシェイプで図形を描いてから、テキストを挿入します。テキストを選択してからワードアートに変換します。確かに、図形の中の文字に効果を与える事ができますが、ワードアートの種類に制限されてスマートアートのように多様な効果を与える事ができませんでした。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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