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時刻の表示形式
今回、ご紹介するのはエクセル2007の時刻の表示形式です。

時刻の表示形式を設定するには、日付と同じように、ホームタブにある数値グループからドロップダウンメニューを表示させて時刻を選択します。

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上記の方法では13:15:30などのように決まった表示しか設定できません。もっと詳細な設定をするには同じ数値グループにあるダイアログボックスランチャーをクリックします。表示形式のタブから分類にある「時刻」を選択します。種類の窓に時刻の表示形式が複数表示されますので選択します。

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「時刻」の種類の窓にある表示形式を選べば殆どの表示が出来ますが、24時間を超えた場合は要注意です。例えば、25:00と入力しても1:00と表示されてしまいます。これはエクセルの仕様によって、24:00で0:00に戻ってしまうためです。

24時間を超えても正しく表示させるにはユーザー定義から、 h の書式記号を大かっこで囲み、 [h]:mm にします。勤務時間などの経過時間を合計する時は特に注意が必要です。下の例のように経過時間の合計が表示されるセルの書式記号を変えると、正しく表示されるようになります。

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《補足説明》
時刻を入力するには12:30のように、数字の後にコロン(:)を入力しますが、数字はテンキーから、コロンは文字キーから入力するとその度に指を移動しなければならず、無駄な動きになります。そこで時刻をすべてテンキーから入力する方法をご紹介します。

エクセルのオートコレクト機能を使って、ピリオド(.)を入力するとコロン(:)に変換されるようにします。オフィスボタン→エクセルのオプション→文書校正→オートコレクトのオプション で修正文字列にピリオドを2つ、修正後の文字列にコロンを入力します。ピリオドを2つにするのは小数点などでピリオドを使いたいのにコロンに誤変換されるのを防ぐためです。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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日付の表示形式
今回、ご紹介するのはエクセル2007の日付の表示形式についてです。

エクセルでは「/」や「-」で日付を入力できます。日付の表示形式は自由に変えることが出来ますが、エクセル2007ではこの操作が簡単になりました。

ホームタブの数値グループの「標準」と表示された窓にある▼をクリックすると、「短い日付形式」と「長い日付形式」の2つがあります。前者は2007/11/24のように表示され、後者は2007年11月24日のように表示されます。

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もっと別な表示形式にしたい場合は数値グループの右下にあるダイアログボックスランチャーをクリックします。分類にある「日付」を選択して表示される種類から目的の表示形式を選びます。

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上記の方法でも曜日は表示されません。もっと詳細な表示形式を設定したい場合は「ユーザー定義」を使います。種類の窓に記号を入力すると様々な表示形式にする事が出来ます。下に表示形式の一覧表を作りましたのでご覧ください。

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《補足説明》
書式記号を使用する時は、記号の前後または記号と記号の間に「年」「月」「日」「/」「()」などの任意の文字を入れられます。文字は「"」(ダブルクォーテーション)で囲います。

例えば2007年11月24日(土曜日)と表示するには種類の窓に次の記号や文字を入力します。

yyyy"年"m"月"d"日"(aaaa)



                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




数値の単位を自動入力する
今回、ご紹介するのはエクセル2007のユーザー定義の便利な使い方です。

エクセルで入力した数値に「円」や「cm」などの単位を付けるには、データを文字列にするか、あるいは右隣のセルに単位を入力する方法があります。しかし、この方法では数値として計算に使えなかったり、単位をその度に入力したりする必要があります。

そこでお勧めするのがセルの書式設定で「ユーザー定義」を使う方法です。この方法を使うとデータはそのまま数値として使う事が出来ますし、単位をその度に入力する必要はありません。

ユーザー定義はセルを選択してから、ホームタブ→セルグループ→書式→セルの書式設定→表示形式タブ→分類 の一番下にあります。ユーザー定義を選択すると、サンプルと種類の窓が表示されます。今回は数値データに良く使われる「G/標準」「0」「#,##0」についてご説明します。尚、どの種類も単位を追加する場合は、単位を「"円"」のように「"」(ダブルクォーテーション)で挟みます。


1.「G/標準」
G/標準の後に単位を入力すると、入力した数値の後に単位が表示されます。この方法では桁区切りや小数点の位置を揃える事はできませんが、入力したデータをそのまま表示したい時に使います。サンプルでは「100円」と表示されています。

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2.「#,##0」
桁区切りや小数点の位置を揃える時に使います。「#,##0」の場合は小数第1位で四捨五入され整数だけが表示されます。「#,##0.0」の場合は小数第2位で四捨五入されて小数第1位まで表示されます。サンプルでは「1,500.0cm」と表示されています。

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3.「0」
「0」の場合も小数第1位で四捨五入され整数だけが表示されますが桁区切りはできません。その代わり、その桁に数値が届かない場合も「0」を表示します。例えばユーザー定義で「0000」にした場合は、「1」を入力しても「0001」と表示されます。社員番号など桁数が決まっている場合はこの方法が便利です。

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《補足説明》
上記の記号は後ろに単位を付けるだけでなく、「約100円」のように前にも単語を付ける事が出来ます。この場合も単語は「"」で挟みます。

この方法を使うと表のタイトルなどを入力する時も楽になります。例えば、ユーザー定義に「"平成○○年"G/標準"月分売上表"」と指定しておけば、月数だけを入力しただけで「平成○○年○月分売上表」と表示されます。サンプルでは「平成19年1月分売上表」と表示されています。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




停止値を決めて連続データ入力
今回、ご紹介するのはエクセル2007のオートフィル機能の裏技です。

オートフィルは日付や連番をマウスでドラックして簡単に入力する機能です。でも、入力するデータが多い場合は、思うような値で停止させる事が難しい場合もあります。入力データが途中で止まったり、行き過ぎてしまったりするのです。

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そのような場合に使いたいのが、停止値を決めて連続データを入力する方法です。ドラッグをする必要もありませんし、ピタリと停止値で止まります。

社員番号を200人分入力する場合を例にします。最初に基準となるデータの入ったセルを選択します。ホームタブ→編集グループ→フィル→連続データの作成 を選択します。

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連続データの画面が表示されますので、範囲を「列」に、種類を「加算」に、停止値を「200」にします。

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OKボタンをクリックすると「1」のデータの入ったセルの下に「200」まで連続データを入力できます。

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《補足説明》
連続データの画面で、範囲を行にすると横方向に入力できます。また、増加分を10にすると、1・11・21・・・と10を加算したデータを入力する事が出来ます。




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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




ダブルクリックの便利な使い方
今回、ご紹介するのはワード2007の「単語の選択」と「書式のコピー/貼り付け」です。これらの操作はダブルクリックを使うとより便利になります。

単語に書式を設定したり、単語をコピーしたりするためには先ず、単語を選択します。一般的に単語を選択するにはマウスでドラッグ(drag)操作をします。しかし、単語が行を跨ぐと操作が難しい場合もあります。そこで利用したいのがダブルクリックです。

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上の文例で「ギャラリー」を選択したいと思います。「ギャラリー」の上でダブルクリックをすると自動的に単語が選択されます。この操作をするためには次の設定をする必要があります。オフィスボタン→Wordのオプション→詳細設定→「文字列の選択時に単語単位で選択する」にチェックを入れる。

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次にご紹介するのは書式のコピー/貼り付けです。書式のコピー/貼り付けはボタンひとつで書式だけをコピーして貼り付ける事ができるので大変便利です。

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でも、この「書式のコピー/貼り付けボタン」をクリックした場合、貼り付けができるのは1回だけです。複数の場所に貼り付けたい場合はダブルクリックを使うと便利です。「書式のコピー/貼り付けボタン」をダブルクリックするとポインタが刷毛の形になり、書式を貼り付けたい文字列をドラッグすれば、何回でも貼り付ける事が出来ます。貼り付けを解除するためには「書式のコピー/貼り付けボタン」をもう一度クリックします。

《補足説明》
文字列をドラッグすると表示されるミニツールバーにも「書式のコピー/貼り付けボタン」がありますので利用すると便利です。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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