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ページレイアウトビュー
今回はエクセル2007の新機能、ページレイアウトビューについてご説明します。

エクセルをワードのように文書作成ソフトとして使う方が増えて来ました。エクセル2007は一つのセルに表示できる文字数も32,767文字と大幅に増えた事から、今後もこの傾向は続くと思われます。

エクセルを文書作成ソフトと使う時に欲しい機能がワードのように印刷結果を確認しながら編集できる表示方法です。エクセル2007のページレイアウトビューは印刷結果を確認しながら編集できる新機能です。

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ページレイアウト表示にすると、ワードと同じようにルーラーや余白がページごとに表示されます。さらに、ヘッダーやフッターも直接入力できますので、今までのように専用の画面でヘッダーやフッターを入力してから印刷プレビューで確認するといった手数がなくなります。

ページレイアウト表示にするには、リボンから 表示タブ→ブックの表示グループ→ページレイアウト と選択しますが、画面右下のページレイアウトのアイコンをクリックしても画面を切り替える事が出来ます。

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ページレイアウト表示にするとサイズの単位は初期設定ではセンチメートルになっています。セルの列幅や高さの表示方法は標準表示とページレイアウト表示とでは下の図のように異なります。

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エクセル2003まででは標準表示しかありませんでしたから、セルの列幅や高さの単位は分かり辛いものでした。確認のために標準表示にした場合の単位の意味を下表にまとめましたのでご覧ください。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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オートフィルタの新機能
今回はエクセル2007のオートフィルタの新機能についてご紹介します。

オートフィルタはエクセル2003まででも良く使われた機能で、指定したデータを抽出できます。エクセル2007になって、このオートフィルタがより使いやすくなりました。

エクセル2007でオートフィルタを使うには、データタブ→並べ替えとフィルタグループ→フィルタ と選択します。フィルタのアイコンは漏斗(ろうと・じょうご)の形をしていますので直ぐに分かります。

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オートフィルタを設定したいセルを選択してからこのフィルタアイコンをクリックします。セルに▽ボタンが付きますのでクリックするとフィルタのメニューが表示されます。

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エクセル2003までのファイルのメニューは抽出したいデータを直ぐ選択する事が出来ましたが、エクセル2007では最初からすべてのデータが選択されています。一つのデータを抽出したい場合は一旦、すべてのデータの選択を外してから再選択する必要があります(左図)。また、エクセル2007のオートフィルタでは複数のデータを抽出する事が出来ます(真中の図)。

「空白以外のセル」を抽出する事はエクセル2003まででも良く使いましたが、エクセル2007にはその項目がありません。「空白以外のセル」を抽出するには、「すべてを選択」を選んでから「空白セル」のチェックを外します(右図)。

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エクセル2007のオートフィルタの新機能として「色フィルタ」があります。セルや文字に色が付いている場合は色を基準に抽出が出来ます。下の図は金額に条件付き書式のカラースケールを適用してあります。指定した色のセルだけを抽出できます。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




セルに名前を付ける
今回はエクセル2007の名前機能についてご説明します。

セルやセル範囲に名前を付けると数式を挿入する時や、指定したセルに移動する時に便利です。初心者の方にもお勧めする機能ですが、エクセル2003までは使い辛い機能でした。エクセル2007になってからは初心者でも使えるように工夫がされました。

数式タブにある「定義された名前」グループに名前関連のコマンドが集めてあります。セルやセル範囲を指定してから、「名前の定義」ボタンをクリックします。「新しい名前」画面が表示されますので、必要な項目に入力します。

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この時、「範囲」の項目にある▼をクリックすると名前をブックで共有するのか、あるいは各シートで使うだけにするのか選択する事ができます。この機能もエクセル2007の新機能です。

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セルやセル範囲に付けた名前は色々な操作で使えます。例えばデータの入力規則の場合は次のように使います。「入力値の種類」を「リスト」にした時に「元の値」にリストの名前を入力しなければなりませんが、今までは手入力で文字に注意しながら入力する必要がありました。エクセル2007になってからは「定義された名前」グループにある「数式で利用」ボタンをクリックするだけで入力できます。

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セルやセル範囲に名前を付けると、エクセルを操作する時にとても便利です。操作が簡単になった事でこれからも積極的に利用したいですね。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




配布準備 (2)
今回はワード2007の配布準備にあるデジタル署名についてご説明します。

ワード2007のファイル形式はXMLになった事は前述しました。XMLファイルを採用することで、他のプログラムからデータを活用できるようになったり、ファイルのサイズが縮小されたりなどのメリットがありますが、同時に改ざんされ易いというデメリットもあります。そこで署名機能が新たに追加されました。

デジタル署名をするには、オフィスボタンをクリックして表示されるメニューから「配布準備」を選択して「デジタル署名の追加」をクリックします。署名する目的を入力して「署名」ボタンをクリックすれば操作は完了です。署名は文書の中に表示されませんが、署名の内容は作業ウィンドウで確認できます。

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文書の中に署名を表示する方法もあります。署名の方法は「Microsoft Office署名」と「印鑑署名」の2通りがあります。最初に「印鑑署名」についてご説明します。

印鑑署名をするには、挿入タブ→テキストグループ→署名欄→印鑑署名欄 を選択します。「署名の設定」画面で氏名や役職名などを入力します。挿入された署名欄を右クリックして、「署名」を選択します。表示された画面で「画像の選択」をクリックすると署名欄に貼り付ける画像を選択する事ができますので、予め用意した画像を選択します。

word2007-10-1.gif


署名欄は図ですので「図の書式設定」で「レイアウト」を変えれば自由な場所に移動できます。

次に、「Microsoft Office署名」についてご説明します。この署名はいわゆる「サイン」です。キーボードから入力する事も出来ますし、手書きのサインをスキャナで画像データにして挿入する事もできます。操作方法は「印鑑署名」と同じです。

word2007-10-4.gif


以上3つの署名方法をご紹介しましたが、いずれの場合も一旦署名をすると文書は「読み取り専用」になり、文書の内容を編集する事はできません。無理に改ざんすると「無効な署名」というメッセージが表示されます。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




配布準備 (1)
今回はワード2007の新機能、配布準備の1回目です。

配布準備はオフィスボタンをクリックするとメニューの中にあります。最近はワードで作った文書を印刷して配布するより、デジタルデータのままで配布する事も多くなりました。配布準備はワードのドキュメントを配布するためにセキュリティや文書の内容を点検する機能です。

今回は配布準備のうち「プロパティ」、「ドキュメント検査」、「ドキュメントの暗号化」についてご説明します。

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1.プロパティ

ワード2003まではファイルメニューの中に独立してありました。よく使う機能ですから2007になってどこに行ってしまったか捜した方もいらっしゃると思います。

なぜプロパティが配布準備の中にあるかというと、ドキュメントを配布する時にはプロパティの内容が重要になるからです。プロパティには作成者の名前や会社名などが入っている場合があります。これらの情報を削除しないで配布すると相手に迷惑をかける事になります。

ワード2007ではプロパティはリボンと文章の入力部分の間に表示されます。2003のようなダイアログボックスを表示するには「詳細プロパティ」をクリックします。プロパティ画面の「ファイルの概要」タブをクリックすると先程お話した情報が表示されます。

word2007-9-2.gif


2.ドキュメント検査

個人情報を個別に削除しても良いのですが、一括して削除する機能が「ドキュメント検査」です。配布準備→ドキュメント検査 を選択すると、「ドキュメント検査」画面が表示されます。検査項目を指定してから検査を実行すると下の図のような画面が表示されます。

例題では文書のプロパティに情報が残っていたようです。「すべて削除」をクリックするとプロパティにあった情報はすべて削除されます。

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3.ドキュメントの暗号化

ワード2003までにも「読み取りパスワード」や「書き込みパスワード」を設定する事は出来ました。ワード2007ではさらに文書を暗号化してセキュリティを強化する事ができます。操作は今まで通りパスワードを入力するだけです。

word2007-9-4.gif


次回は「デジタル署名の追加」などについてご説明します。



                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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