小技で一本!
パソコンの便利で使える小技をご紹介します。きっとあなたのお役に立てると思います。
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テーマ
今回はワード2007の新機能、テーマについてご説明します。

プレゼンテーションで使うパワーポイントには以前からスライドのデザインとして全体の雰囲気を統一させる機能がありました。プレゼンテーションは「読んでもらう」より「見てもらう」ことを目的にしているので見た目や印象を優先させているためです。

ワードやエクセルも2007バージョンになって、「見てもらう」機能を充実させました。それが「テーマ」です。テーマを使うと色や文字のフォントなど、文書全体の書式に統一性を持たせる事ができます。

テーマはページレイアウトタブの左端にあります。テーマをクリックすると24種類のテーマが表示されますので、文書の目的に合わせたテーマを選びます。

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文字の色など、色のパレットを開くと一番上に「テーマの色」があります。また、フォントを開くと「テーマのフォント」が4種類あります。これらはテーマに合わせた色やフォントの一覧です。

テーマは初期設定では「Office」になっていますが、テーマを変えると色やフォントなどの書式が変わります。そして複数の書式を集めたスタイルも変わります。それで同じ内容の文書でも雰囲気が変わってしまうのです。

下の図はテーマを「Office」にした時と「キュート」にした時の書式やスタイルの違いです。

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Officeの色は鮮明でフォントもはっきりしています。キュートにすると色が淡くなり、フォントも丸くなります。書式はテーマによって変わってしまうので、文書を作る時は先ずテーマを決めてから作るようにすると良いでしょう。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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スマートアート
今回はワード2007のSmartArt(スマートアート)についてのご紹介です。

スマートアートはワード2003までにあった組織図などの「図表」の機能を向上させ、より使いやすく表現力が豊かな機能になっています。雛型も80個程用意されているので好きなものを選ぶことができます。特に「手順」は実務などでよく使えそうですので例にしてご説明します。

下の図のような手順書をスマートアートで作ってみましょう。

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1.挿入タブ→図グループ→SmartArt を選択すると「SmartArtグラフィックスの選択」画面が表示されます。今回は手順から縦方向プロセスを選択します。

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2.文書にSmartArtが挿入されますので、最初にテキストを入力します。

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3.テキストが入力できたらSmartArtの書式を整えます。リボンにSmartArtツールが表示されますので、デザインタブや書式タブを使って形や色を整えて行きます。

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デザインタブや書式タブの操作はリアルタイムプレビューで確認できます。また、SmartArtのコンテンツコントロール(外枠)をドラックする事でサイズを変える事もできます。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




お役に立つ情報 (1)
「消えた年金記録」と「オフィス2007への乗り換え」が最近の話題になっていますが、お役に立つ情報をお伝えします。

「消えた年金記録」の問題は深刻な状況になっています。社会保険事務所は相談に訪れる人で連日混雑しています。「自分の年金は大丈夫だろうか?」と誰でも思います。でも、社会保険事務所へ相談に行っても2~3時間は待たなければなりません。電話で相談したくてもなかなか繋がりません。

そこでお勧めなのが、「年金個人情報提供サービス」です。インターネットで自分の年金加入記録を照会できます。社会保険庁のホームページにアクセスして利用登録をすればIDやパスワードを郵送してくれます。その後は自由にいつでもサイトにログインして年金加入記録を照会できます。

「年金個人情報提供サービス」のページはこちらです。

https://www3.idpass-net.sia.go.jp/neko/action/z0401

「オフィス2007への乗り換え」問題も気になる所です。「まだまだオフィス2003で充分」とお考えの方も多いと思います。でもオフィス2007は発売されてもう半年程が経過していますので、徐々に社会に浸透しつつあります。

オフィス2007はオフィス2003までと比べて操作方法が変わってしまいました。ある日、取引先や友達からオフィス2007で作ったファイルが送られて来たらどうします?

そこで今、オフィス2007対策として最低限しなければならない事をお伝えします。「互換機能パック」と「マイクロソフトアップデート」がそれです。

「互換機能パック」を自分のパソコンにインストールしておけばオフィス2000~2003までをお使いでも、オフィス2007で作ったファイルを開いたり、編集したりができます。勿論無料でダウンロードできます。ダウンロード先はこちらです。

http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?displaylang=ja&FamilyID=941B3470-3AE9-4AEE-8F43-C6BB74CD1466

この「互換機能パック」をダウンロードするためには必ずオフィスを最新の状態にしておく必要があります。オフィスを更新するためにはマイクロソフトアップデートをお勧めします。マイクロソフトアップデートはウィンドウズアップデートやオフィスアップデートなどを一緒に自動更新できる機能です。こちらのサイトで設定してください。

http://www.update.microsoft.com/microsoftupdate/v6/default.aspx?ln=ja

これで少しはあなたの不安が解消できましたか?これからもお役に立つ情報をコラム欄で配信する予定です。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




文書パーツ
今回はワード2007の文書パーツのご紹介です。

「文書パーツ」は聞き慣れない言葉ですが、要するに「雛型の集まり」です。表やテキストボックス、ヘッダー/フッター、ページ番号などの雛型を集めてパーツ(部品)として使えるようにしています。ワード2007は雛型の宝庫です。美しくデザインされた雛型が多数あります。

文書パーツの中でも新機能と言えるのが、表紙の雛型です。2003までは表紙のデザインは手作業で苦労をして作ってきましたが、2007になってからはプロの作った雛型から選ぶことができます。表紙の雛型は、挿入タブ→ページグループ→表紙 を選択すると表紙の雛型が表示されます。

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雛型を選んだら後は「コンテンツコントロール」にタイトルなどの文字を入力するだけです。「コンテンツコントロール」とは枠の中に入力する情報を管理する機能です。入力する前は説明文を表示して、入力中は説明を非表示にする事もできます。また、日付はカレンダーから選択する事もできます。

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文書パーツの一覧を見たい場合は、挿入タブ→テキストグループ→クイックパーツ→文書パーツオーガナイザ を選択します。文書パーツには前述した種類の他にも、透かしや定型句、数式、目次、文献目録などがあります。文書パーツを挿入したい場合は挿入ボタンをクリックします。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




関数の挿入
今回はエクセル2007で関数を挿入する方法についてご紹介します。

関数を挿入するには、エクセル2003まではメニューバーや数式バーから「関数の挿入」ダイアログボックスを開いて操作をしていましたが、エクセル2007になってからはリボンから直接関数を挿入できるようになりました。

下の図のように、数式タブのリボンには目的別に分類された関数がアイコンになって表示されています。アイコンをクリックしてメニューから関数を選択すると「関数の引数」画面が表示され、引数を入力すると関数を挿入できます。「最近使用した関数」もアイコン表示になり、分かり易くなりました。

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「関数の挿入」ボタンをクリックすると、今まで通りに「関数の挿入」ダイアログボックスを表示することもできます。

新しい関数も出来ました。その中で実務に使えそうなものをご紹介します。

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「SUMIFS」のように末尾に「s」が付いた場合は複数の条件を同時に満たすデータを合計したり、カウントしたりできます。実務で使うと便利だと思います。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




基本機能の改善
今回はエクセル2007の基本機能がどのように改善されたかご説明します。

前回まではスタイルのご紹介でエクセル2007の華やかな部分をご紹介しました。しかし、地味な基本部分も大きく改善されました。今回は次の3つの改善についてご説明します。

1.ワークシート
ワークシートはエクセルの基本ですが、行数や列数、そして1つのセルに表示できる文字数が大幅に増えました。下の表をご覧ください。

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行数や列数が大幅に増えました。2003バージョンまでのワークシート1,000枚が2007バージョンでは1枚で収まってしまいます。また、一つのセルに表示できる文字数が増えた事で、エクセルをワープロ代わりに利用する時も便利です。

2.オートカルク
オートカルクとはセルを範囲指定するだけでステータスバーに計算結果を表示する機能ですが、2003バージョンまでは1つしか表示できませんでした。2007バージョンになってからはすべて表示する事が可能になりました。ステータスバーで右クリックして表示されるメニューから表示したい計算結果を選択します。

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3.数式バーを拡張できます
2003バージョンまでは長い数式を入力すると数式バーがワークシートに被さって見づらくなっていました。2007バージョンでは数式バーを広げる事が出来るようになり、長い数式でも見易くなりました。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




条件付き書式
今回はエクセル2007の条件付き書式についてご紹介します。

ホームタブにある「スタイル」から前々回は「テーブル」を、前回は「セルのスタイル」をご紹介しましたが、今回もスタイルからのご紹介です。オフィス2007になってグラフィックスが大幅に改善されましたが、それに伴って書式の集合体であるスタイルも大幅に改善されました。特に今回紹介する「条件付き書式」は別物になったように改善されました。

エクセル2003までのように条件付き書式を設定するには、ホームタブ→スタイルグループ→条件付き書式→ルールの管理 を選択します。「条件付き書式ルールの管理」の画面が表示されます。

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この画面で新規ルールを追加できますが、追加できる数に制限はありません。エクセル2003までは3つだけでしたので特筆すべき改善です。また、ルールの優先順位を上下の矢印で変更できます。そして、重複する値だけを書式設定する事が出来るようになりました。

さらにエクセル2007の条件付き書式は「簡単」「ビジュアル」になりました。上記の図で条件付き書式を選択した時表示されるメニューの中から、「セルの強調表示ルール」や「上位/下位ルール」を選択すると簡単に書式を設定できます。

そして、メニューの中から「データバー」「カラースケール」「アイコンセット」を選択するとデータを視覚的に表現する事が出来ます。この機能はエクセル2007になって追加された花形的な新機能です。リアルタイムプレビューで確認できるので、見ているだけで楽しい機能です。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




セルのスタイル
今回はエクセル2007のセルのスタイルについてご紹介します。

前回はテーブル機能についてご説明しましたが、同じスタイルグループに「セルのスタイル」があります。テーブルが表全体のスタイル設定だったのに対して、セルのスタイルは一つのセル、あるいは範囲指定したセルに対してスタイル(複数の書式)を設定します。

ホームタブ→スタイルグループ→セルのスタイル を選択するとスタイルの一覧が表示されます。

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一覧の一番上にある「良い、悪い、どちらでもない」は集計した結果が目標より良かった場合には「良い」を、悪かった場合は「悪い」を、目標とほぼ同じ場合は「どちらでもない」を選択してセルにスタイルを設定できるようになっています。「標準」はすべてのスタイルを削除できます。

「データとモデル」はデータを入力するセルに対して、「タイトルと見出し」はタイトルを入力するセルに対してスタイルを設定します。サンプルの上にポイントするとリアルタイムプレビューでスタイルの変化を確認できます。

セルにハイパーリンクを設定すると文字が青くなり下線が付きますがこれもセルのスタイルです。このスタイルを変更するにはハイパーリンクの項目を右クリックしてメニューから「変更」を選択します。スタイルの画面が表示されますので「書式設定」で色などを変更します。

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《補足説明》
セルのスタイルはテーマが変わるとテーマに合わせて変わります。テーマは文書全体のスタイルを設定しているためです。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》






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