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配置/整列
今回はワード2003に挿入したオートシェイプの調整についてご説明します。

作成した図形の配置を手動で調整するのは大変です。「図形の調整」機能を使えば簡単にピッタリと整列します。

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1.図形描画ツールバーを表示させます。

2.図形は矢印を使って選択して置きます。

「図形の調整」ボタンをクリックしてから、配置/整列→上下に整列 を選択します。図形の上下が等間隔になりました。



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《補足説明》
「上下に整列」の他にも整列の方法が各種ありますので試してみてください。例題では図形を結んでいる線に「コネクタ」を使っていますので、図形と一緒に移動します。

ワード2007の場合
複数の図形を選択するには、ホームタブの右端にある「選択」をクリックします。「オブジェクトの選択」をクリックしてから、マウスでドラッグして図形を選択します。

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複数の図形を整列させるには、書式タブ→配置 で「上下に整列」をクリックします。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




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書式の変更
今回はワード2003の書式についてご説明します。

文書を作る時、タイトルを入力してEnterキーを押下すると、次の段落の書式もタイトルと同じになってしまいます。

これは前の段落の情報がそのまま次の段落へ継承されるためです。書式を元に戻すための簡単な方法があります。

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1.メニューバーから、表示→ツールバー→書式設定 で書式設定ツールバーを表示させます。

2.カーソルが次の段落に移動したら、書式設定ツールバーの「スタイル」の右にある▼ボタンをクリックして、「書式のクリア」を選択します。

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3.タイトルに設定してあった書式は消えて、標準の書式に戻ります。

《補足説明》
Ctrl+スペースキーでも書式は標準に戻りますが、センタリングはそのままですので、手動で直す必要があります。

ワード2007の場合
ホームタブのスタイルグループで右端にある▼ボタンをクリックします。メニューの中から「書式のクリア」を選択します。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




オートシェイプの変更
今回はワード2003に挿入するオートシェイプの操作方法です。

テキストボックスは自由な所に文字を挿入できて大変便利ですが、枠の形が四角だけでは堅苦しくなります。そこで角を丸くしてみましょう。

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1.メニューバーから、表示→ツールバー で「図形描画」にチェックを入れて、図形描画ツールバーが表示されるようにします。

2.テキストボックスの枠をクリックして選択します。

3.図形描画ツールバーから、図形の調整→オートシェイプの変更→基本図形→角丸四角形 を選択します。

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《補足説明》
最初から角丸四角形を挿入して、右クリック→テキストの追加 でも同じ結果になります。

ワード2007の場合
テキストボックスは大きく変わりました。テキストボックスを表示させるには、挿入タブ→テキストボックス でいきなり「組み込み」画面が表示されます。これはテキストボックスのテンプレートみたいなものです。

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上の図の「横書き(縦書き)テキストボックスの描画」をクリックすると見慣れたテキストボックスが表示されます。それと同時に書式タブがテキストボックスツールに変更されます。テキストボックスツールにある「図形の変更」をクリックするとテキストボックスの形を変更できます。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




置換の裏技
今回はエクセル2003の置換機能の裏技です。

「置換」は文字を置き換える機能ですが、文字を空白にする、つまり消す事もできます。ワイルドカード(*)を併用すると用途は広くなります。

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1.対象となるセルを選択します。

2.メニューバーから、編集→置換 で「検索と置換」画面が表示されます。

置換タブを選択してから「検索する文字列」に「*県」を入力します。「置換後の文字列」は空白で結構です。

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3.「すべてを置換」ボタンをクリックすると、県から先が削除されます。

《補足説明》
ワイルドカード(*)は「任意の文字」の意味です。「*県」の場合では、*の部分は長野や山梨など任意です。

エクセル2007の場合
機能は同じです。操作手順は、ホームタブ→検索と選択→置換 で「検索と置換」画面が表示されます。2003と比べてどこにあるか迷うかもしれませんね。ホームタブの右端にあります。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




入力時メッセージ
今回はエクセル2003のセルを選択した時にメッセージが表示される方法です。

通常の場合、セルに対してメッセージがある時は「コメント」を使います。しかし、コメントはセルの右側に表示されるため、セルが画面の端などにある場合はコメントを見る事ができません。

そこでセルが何処にあってもメッセージを見る事ができるようにする方法があります。

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1.メッセージを挿入したいセルを選択します。

2.メニューバーから、データ→入力規則 で「データの入力規則」の画面が表示されます。「入力メッセージ」のタブを選択して、「セルの選択時にメッセージを表示する」にチェックを入れます。

3.タイトルとメッセージを入力します。


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《補足説明》
「入力時メッセージ」はコメントのように、ポインタをセルに合わせただけでは表示されません。データを入力するセルに設定してください。

「入力時メッセージ」を表示したくない時は「セルの選択時にメッセージを表示する」のチェックを外してください。

エクセル2007の場合
全く同じです。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




日本語入力
今回はエクセル2003のデータ入力で、特定のセルだけ日本語入力が自動的にオンになる方法です。

エクセルの入力モードは初期設定では半角英数になっています。エクセルには数字を入力する事が多いのでそのような設定になっています。

そのため、氏名など日本語を入力する場合は入力モードを日本語(ひらがな)に変更しなければなりません。そして、数字を入力する時は半角英数に戻さなければなりません。この操作を省略する事ができます。

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1.日本語入力をしたい列(セル)を選択します。

2.メニューバーから、データ→入力規則 で「データの入力規則」の画面が表示されます。日本語入力の項目は通常は「コントロールなし」になっているので、「オン」にします。

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《補足説明》
上の例題で氏名のセルに文字を入力してから金額のセルに移動すると、入力モードは自動的に「半角英数」に戻ります。

エクセル2007の場合
機能は全く同じです。操作手順は、データタブ→データの入力規則 で「データの入力規則」画面が表示されます。データの入力規則のアイコンの絵柄が面白いです。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




日付の挿入
今回はワード2003の文書の中に作成日を挿入する方法です。

送付状やファックス送信案内などは書式が決まっていて、毎日のように使うのでテンプレートを作っている方が多いと思います。

日付もその都度記入するのではなく、自動的に入力されていると手数が軽減されます。

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1.日付を挿入したい場所にカーソルを移動させます。

2.メニューバーから、挿入→日付と時刻 を選択すると「日付と時刻」画面が表示されます。表示形式を選択してから、「自動的に更新する」にチェックを入れます。

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《補足説明》
「自動的に更新する」を選択すると、日付が毎日更新されます。文書を作成したらデジタルデータのままでなく、印刷をして相手に渡して下さい。

ワード2007の場合
挿入タブ→日付と時刻 で「日付と時刻」画面が表示されます。全角文字にできるようです。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




アンカー
今回はワード2003に挿入した図形の操作方法についてです。

文書に図を挿入した後、段落を新たに挿入したり、文章を付け加えたりすると図が消えてしまう事があります。これは、図形が帰属している段落が次のページへ移ってしまったため、図形も一緒に次のページに移動してしまうためです。

下の図のように、図形のアンカーを最初の段落に固定させれば、他の段落が次のページに移動しても図形が一緒に移動することはありません。

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1.図形をページの上部に移動させてアンカーを最初の段落に帰属させます。

2.図を右クリックして「図の書式設定」を選択します。「図の書式設定」の画面が表示されますので、レイアウトタブの右下にある「詳細設定」のボタンをクリックします。

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3.「レイアウトの詳細設定」の画面が表示されます。オプションの項目の中にある「アンカーを段落に固定する」にチェックを入れます。

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4.図形を置きたい位置まで移動させます。

《補足説明》
アンカーとは「錨(いかり)」の意味です。アンカーを見れば、図形が帰属している段落が分かります。

最初の段落だけは次のページに移動することはありませんので、図形も次のページに移動しません。図形は帰属する段落のあるページの中だったら自由に移動ができます。

ワード2007の場合
図を選択してから、右クリック→文字列の折り返し→その他のレイアウトオプション→レイアウトの詳細設定 で配置タブを選択してアンカーの設定をします。

図を選択して右クリックした時、表示されるメニューが2003とは違うので注意が必要です。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




オートコレクト
今回はワード2003の記号を入力すると社員名などに自動的に修正されて、入力の手数を軽減させる方法です。

社員名を入力する事は頻繁にありますが、その都度、氏名を入力するのは大変手数が掛かります。

そこで下の図のように、記号を入力すると自動的に氏名に変換されるようにします。

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1.メニューバーから、ツール→オートコレクトのオプション でオートコレクトの画面が表示されます。

オートコレクトのタブにある修正文字列に記号を、修正後の文字列に氏名を入力します。


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2.「入力中に自動修正する」にチェックが入っているのを確認してからOKボタンをクリックします。

3.A01と入力してEnterキーを押下すると氏名に変換されます。

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4.自動修正をしない時には「入力中に自動修正する」のチェックを外します。

《補足説明》
オートコレクトは入力ミスを自動的に修正する機能ですが、上記のような使い方もできます。

修正する文字列を慎重に選んで下さい。普段良く使う記号や数字を修正する文字列に使うと入力した都度、自動修正されてしまいます。普段、記号や数字としてあまり使わない組み合わせをお勧めします。

ワード2007の場合
「オートコレクトのオプション」画面を表示するには、オフィスボタン→ワードのオプション→文章校正→オートコレクトのオプション と操作します。タブの名前も変更になっていますので比較してみてください。

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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




改ページプレビュー
今回はエクセルの文書を印刷する時に空白のページが現れる現象を解消する方法です。

自分では文書をページに収まるように作っても、印刷してみると最後に空白のページが現れる事があります。これは例えセルが空白に見えても、セルに数式など何らかのデータがが含まれている場合は空白として認識されないためです。

印刷をする前に「改ベージプレビュー」でページの状態を確認する事ができます。余分なページがあったら印刷範囲から除きます。

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1.メニューバーから、表示→改ベージプレビュー を選択します。上の図のようにページの境界線が点線で表示され、ページの状態がわかります。上の例では2ページ目は空白のページで印刷したくありません。

2.2ページ目の境界線にマウスのポインタを合わせると、下の図のように矢印が表示されますので、矢印を1ページ目の境界線までドラッグ&ドロップします。


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3.印刷範囲が設定され、2ページ目は印刷されなくなります。

《補足説明》
この操作はファイルメニューから、ファイル→印刷範囲→印刷範囲の設定 でも同じ結果になります。

エクセル2007の場合
操作は同じです。表示タブ→改ページプレビューのアイコン で表示できます。

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ちなみに、改ページプレビューのボタンの左にある「ページレイアウト」のボタンについてご説明します。これはエクセル2007で初めて採用された機能で、簡単に言うとワードの表示モードの一つである「印刷レイアウト」と同じです。エクセルをワープロのように使う人が増えてきたので、編集する時に印刷の状態も分かるようにしたのです。



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1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




演算の貼り付け
今回はエクセル2003に文字列として入力したデータを数値に変換する方法です。

データを文字列として入力したけれど数値として使いたい場合に、セルの書式設定を数値などに変更してもデータは文字列のままです。

そこで下の図のように、A列のデータをコピーしてからB列に「形式を選択して貼り付け」を選択して貼り付けると、B列のデータは数値になります。

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1.A列のデータを範囲選択してからコピーします。B1のセルを選択してから、右クリック→形式を選択して貼り付け で「形式を選択して貼り付け」画面が表示されます。

「演算」の項目で「加算」を選択します。OKボタンをクリックします。

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2.B列にデータが数値として貼り付きました。

《補足説明》
B列のセルは空白なので0、そこにA列のデータを加算するとA列の数値になる訳です。

エクセル2007の場合
操作方法は同じです。「形式を選択して貼り付け」画面は下の図の通りです。「コピー元のテーマを使用して全て貼り付け」の項目が追加されたようです。

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                aaa.gif

1.有給休暇繰越表 2.体重管理表 3.資金繰り表 4.損益分岐点図表 5.金種計算表 6.経営分析表 7.月次損益計算書 8.労働保険料集計表 9.残業等集計表 10.簿記練習帳 11.タイムカード管理表 12.時給計算表 13.会社カレンダー 14.買掛金支払明細表 15.現金照合表 16.弁当集計表 17.個人別社会保険料 18.社会保険管理表 19.部門別人員表 20.年数管理表 21.給与データ入力票 22.主要勘定照合表 23.労働週間資料 24.SO家計簿 25.血圧管理表 26.香典管理表 27.家族年表  28.会社年表  29.3年日誌  30.人生の節目 31.手形管理表 32.先入先出法 33.親族一覧表 34.短縮版体重管理表  35.短縮版血圧管理表 36.売上帳  37.仕入帳    38.売掛金元帳  39.買掛金元帳  40.未払金元帳  41.朝夜版血圧管理表  42.減価償却表(定額法)  43.減価償却表(定率法) 44.毎日の献立表  45.介護が始まる日    《ソフト一覧表》




フィルタオプション
今回はエクセル2003のフィルタ機能の中でもオプション機能についてご説明します。オプションを使う事によってデータの抽出条件を細かく設定する事ができます。 下の図のようにB列の担当者が重複している場合に、C列に重複したデータを除いて集計する事ができます。

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1.メニューバーから、データ→ファイルタ→フィルタオプションの設定 で「フィルタオプションの設定」画面が表示されます。

2.抽出先は「指定した範囲」に、リスト範囲は上の図の場合はB1:B16です。検索条件範囲は空白で結構です。抽出範囲をC1のセルにします。

3.「重複するレコードは無視する」にチェックを入れます。OKボタンをクリックすると、C列に重複したデータを除いて抽出できます。

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《補足説明》
1行目はタイトル欄にして下さい。

エクセル2007の場合
機能は同じですが操作手順は次の通りです。
データタブ→フィルタの絵→詳細設定 で「フィルタオプションの設定」画面が表示されます。

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エクセル2007になってフィルタの機能は大きく変わりました。その一つがセルに付いた色(パターン)による抽出が出来る事です。そしてもう一つが複数の要素を選択できるようになったことです。今までは一つの要素しか抽出出来ませんでしたが、2007では要素に付いたチェックによって自由に複数の要素を抽出できます。

尚、「空白以外のセル」の要素はなくなりました。空白以外のセルを抽出するには「すべて選択」の状態で「空白セル」に付いたチェックを外せばOKです。

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